6 práticas recomendadas para maximizar o uso de seu software de automação e gerenciamento de documentos

Por Pablo Barrantes, Regional Manager - Digital Workflow de RICOH Digital Services

Liberar os espaços de informação e oferecer aos funcionários acesso facilitado aos documentos de que precisam é um dos principais objetivos de qualquer iniciativa de novas formas de trabalho. Com as ferramentas de automação corretas, as empresas podem promover maior colaboração e reduzir os processos manuais que são uma barreira à produtividade.

Considere este ponto antes de começar:

A automação do fluxo de trabalho o ajudará a enfrentar os desafios do gerenciamento de informações de forma prática. Nesse contexto, a Ricoh Latin America oferece estas etapas a serem levadas em conta ao realizar seu projeto de gerenciamento de documentos

1. CAnalise o ciclo de vida dos documentos
A função de cada tipo de documento é analisada, desde a captura até o uso ativo, o arquivamento e a aplicação:

• O que inicia o processo: um e-mail, uma ligação telefônica, um formulário eletrônico, um formulário em papel, uma carta que chega pelo correio?
• Qual é a primeira ação tomada com as informações?
• Quem está envolvido no processo? O documento requer revisão ou aprovação?
• É necessária a integração com outro sistema ou ERP?
• Existe um cronograma de retenção obrigatório para o documento? Em caso afirmativo, por quanto tempo ele precisa ser retido?

2. Aproveite o poder da inteligência artificial (IA)
Os modelos de reconhecimento de caracteres (OCR) são uma ferramenta útil, mas têm limites. Softwares avançados, como o DocuWare Intelligent Indexing, vão além e usam IA para processar automaticamente documentos quando os campos de dados, como números de faturas e nomes de empresas, estão em locais diferentes no documento, dependendo do fornecedor. O software pode digitalizar documentos eletrônicos e impressos em busca de termos-chave e converter essas informações em dados indexados facilmente pesquisáveis.

3. Utilize o controle da versão digital do documento

O controle de versão garante que os documentos mantenham sua integridade original, para que você não precise se preocupar em gerenciar várias cópias em papel ou ter várias versões eletrônicas editadas por pessoas diferentes.

Quando o controle de versão digital está ativado, quando um usuário autorizado abre um documento para edição, seu status aparece como “check-out”. O documento passa a ser somente leitura para outros usuários. Sempre que um documento é registrado novamente, ele recebe automaticamente um novo número de versão.

Isso garante que todos que fizerem alterações em um documento trabalhem com a versão mais recente. As versões anteriores podem ser visualizadas no histórico, que também mostra os números de versão, o status, a data de armazenamento, os comentários e o usuário que salvou o documento.

4. Especifique as regras para atribuir tarefas a grupos em vez de a uma única pessoa

A automação permite que você compartilhe informações com qualquer pessoa da sua equipe que precise ter visibilidade de um processo de fluxo de trabalho. Além disso, todos os responsáveis pela conclusão de uma tarefa podem vê-la na solução. Atualizações por e-mail podem ser enviadas para alertá-lo sobre novas tarefas.

O fluxo de trabalho digital pode equilibrar a quantidade de trabalho atribuída a cada pessoa, direcionando novas tarefas a um colaborador. As exceções podem ser facilmente configuradas. As regras podem ser definidas para reatribuir tarefas quando um membro da equipe estiver fora do escritório.

5. Use códigos de barras para acelerar a indexação de documentos em papel
Anexe um código de barras à primeira página de cada documento a ser agrupado. Por exemplo, se você receber muitas faturas em papel que deseja digitalizar e armazenar em uma única etapa, poderá usar um código de barras para identificar o campo do número da fatura e enviá-la para uma pasta específica para revisão e aprovação.

6. Utilize uma função de automação para documentos relacionados

A vinculação de documentos que fazem parte do mesmo processo de negócios pode ser feita facilmente com a criação de um campo de dados comum. Os documentos associados podem então ser recuperados com um único clique.

Por exemplo, é possível armazenar um registro completo e seguro de todas as transações comerciais relacionadas a um cliente ou fornecedor, o que é de valor inestimável durante uma auditoria. Esses registros podem incluir e-mails, contratos e outros documentos confidenciais. Você pode acessar as informações imediatamente quando um auditor as solicitar, sem demora.

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