Los procesos de negocios eficientes ayudan a mejorar las iniciativas ecológicas

Cuando pensamos en la operación de la flota de impresoras que tenemos en nuestras oficinas, probablemente nos venga a la mente las prácticas ecológicas que se tienen que realizar al usar estas herramientas, como el reciclaje del papel, la impresión en dúplex y la consolidación de equipos de oficina para aumentar el número de usuarios por dispositivo – todo esto - considerando que el número promedio de hojas de papel utilizadas por un empleado de oficina por año es de 10,0001 y que el número de veces que se copia un documento en promedio es de 10 veces2.

A través de una mejor administración de la impresión, es posible reducir los costos y tener un impacto positivo en el medioambiente y la sostenibilidad. La gestión de impresión proporciona una capa de inteligencia sobre los dispositivos de salida que elimina el exceso y aprovecha la tecnología para imprimir menos páginas a la vez que mejora la productividad.

Algunas empresas dudan en utilizar la administración electrónica de documentos debido a que muchas veces sus archivos adjuntos son necesarios, sin embargo, tener una cultura laboral adicta al papel genera gastos innecesarios: los empleados pueden estar imprimiendo por una cara o imprimiendo cada trabajo en color. Es posible que no sepa quién está imprimiendo qué y cuándo, y el personal de TI puede estar pasando demasiado tiempo en la administración y el mantenimiento del dispositivo.

Tener la tecnología adecuada en el lugar de trabajo hace que sea más fácil eliminar poco a poco el uso del papel. Por ejemplo, los Servicios Administrados de Impresión (MDS) alivian las ineficiencias, eliminan el desperdicio de papel, mejoran las áreas que más importan y liberan la carga de administrar la impresión y otras tareas involucradas al papel. El MDS proporciona la información correcta en el momento y forma correctos, y brinda un único punto de control para supervisar y administrar el resultado:

• Autentifica a los usuarios para que solo puedan imprimir lo que sea necesario.
• Ver impresoras, direcciones IP y alertas de estado.
• Impresión directa a los dispositivos más rentables.
• Predetermina la impresión en blanco y negro.
• Genera informes y compara el rendimiento con los acuerdos de nivel de servicio (SLA).
• Reúne datos sobre la utilización y los patrones de uso.

La implementación de MDS en las organizaciones ayudarán a tener una infraestructura de información óptima para efectuar satisfactoriamente los procesos relacionados con documentos. Los documentos electrónicos son más rápidos, más precisos, pueden entregarse automáticamente y no se perderán ni dañarán. Eso, junto con el ahorro de materiales, puede recortar los costos de manera significativa.

¿Qué tan verdes son tus procesos?

El MDS también proporciona un análisis de referencia de impacto ambiental que puede incluir el consumo de electricidad, papel y su huella de CO2 asociada. Este análisis proporciona:

• Una mayor comprensión del impacto ambiental de su estado actual.
• El impacto fiscal de sus procedimientos operativos y procesos de gestión de documentos.
• Los ahorros que podrán realizar.
• Una hoja de ruta para apoyar las iniciativas ambientales.
• Apropiar un adecuado Flujo de trabajo

Para la mayoría de las organizaciones, existe una necesidad creciente de automatizar los flujos de trabajo de documentos arcaicos basados en papel y que han evolucionado para formar parte de su cultura. A pesar de toda la tecnología disponible, siguen existiendo flujos de trabajo centrados en el papel.

Si tu lugar de trabajo está lleno de carpetas con papel que va de persona en persona, es una señal que es necesario automatizar los flujos de trabajo y eliminar de una vez por todas el papel. La automatización del flujo de trabajo puede ayudar a simplificar muchos procesos manuales comunes que se realizan todos los días.

En términos concretos, la optimización del flujo de trabajo implica tomar un proceso común repetible y automatizarlo para hacerlo más eficiente. Con los flujos de trabajo correctos, no hay copias de documentos en exceso, los archivos se enrutan electrónicamente en lugar de hacer copias impresas, y los empleados no tienen que llevar los archivos a sus compañeros de trabajo.

Con la automatización del flujo de trabajo, será posible:

• Agilizar los procesos para eliminar duplicados.
• Acceder a la última versión de un proyecto en cualquier momento, para que la colaboración en equipo se realice sin problemas.
• Rastrear y registrar los cambios, para que todos estén al tanto de los últimos avances.
• Simplificar el proceso de aprobación.
• Recordar a los usuarios las tareas disponibles con alertas de notificación por correo electrónico.
• Los flujos de trabajo electrónicos automatizados aseguran que tu trabajo se complete en el momento adecuado, por la persona adecuada y brindan información completa y rastreabilidad en los procesos comerciales.