Automatice las finanzas de su empresa: empiece con estos 3 procesos
Ayude a sus empleados a imprimir documentos importantes fuera de la oficina cuando utilicen sus propios dispositivos.
La automatización de los procesos contables y financieros de su empresa representa una enorme oportunidad para que los directores financieros destaquen en su función: mejorar las operaciones y reducir los costes, al tiempo que aprovechan la automatización para convertirse en una figura clave a la hora de impulsar iniciativas de transformación de procesos digitales en toda una empresa.
Según un estudio reciente1, casi 3 de cada 4 organizaciones tienen un proyecto activo de transformación de procesos financieros. Adoptar este cambio genera beneficios a largo plazo para la empresa.
Automatiza las finanzas de tu empresa: empieza por estos 3 procesos
Cuentas por pagar
Existe una amplia gama de mejoras que pueden lograrse automatizando la gestión del proceso de facturación. Considere que cualquier nivel de eficiencia en la gestión de facturas es difícil de alcanzar cuando las facturas se envían en papel. Es habitual que una factura en papel permanezca en la carpeta de correo del aprobador durante una semana, o que se pierda por completo, lo que supone más horas de prisas del personal, así como la posibilidad de perder descuentos por pronto pago.
Sin embargo, con el flujo de trabajo digital, disponible a través de un sistema de gestión de documentos, la información pasa por la organización de la forma más eficiente posible. A continuación, se avisa automáticamente al equipo para que corrija los errores o busque información adicional, en lugar de esperar a tener que corregirlos. La identificación instantánea de la factura, el encaminamiento flexible a los responsables correctos y la facilidad de anotaciones y observaciones son claves para automatizar el proceso.
Compras y adquisiciones
Ya que incluye los procesos, los requisitos de las transacciones comerciales y la documentación necesaria; la gestión de las relaciones con los proveedores; y, por último, el pedido de los bienes y servicios necesarios para fabricar un producto o prestar un servicio. Los equipos de compras pueden ahogarse en una plétora de documentos, archivos, formatos y sistemas incompatibles. La digitalización de la información es un primer paso fundamental hacia la mejora de los procesos.
Cierre del mes
Una vez automatizados los procesos básicos descritos anteriormente, las empresas deben centrarse en incorporar estas mejoras a un esfuerzo de todo el departamento para optimizar el proceso de cierre mensual, lo que les permite disponer de más tiempo para el pensamiento estratégico. El equipo financiero puede comprender mejor las implicaciones de los datos que comunican, en lugar de limitarse a las cifras en sí.
Una solución de gestión documental debe integrarse fácilmente con cualquier sistema financiero, contable y ERP que gestione las operaciones financieras de una empresa. Una decisión de gestión documental no es sólo una cuestión de cómo y dónde se almacenan los documentos electrónicos; su objetivo es automatizar los procesos empresariales. Estos procesos, y muchos otros, tanto dentro de las finanzas como vinculados a los procesos contables, se solapan. Así que desconfíe de las soluciones puntuales que resuelven un único problema pero le dejan expuesto a mayores riesgos en todos los departamentos.
Está claro que la automatización de procesos tiene ventajas considerables para el negocio, los clientes y los resultados. Puede acelerar la transformación digital de su departamento de contabilidad con DocuWare para el procesamiento de facturas, que está preconfigurado y basado en la nube. DocuWare reúne los principales requisitos y puntos de decisión que comparten la mayoría de las empresas. A continuación, estos denominadores comunes se han integrado en flujos de trabajo digitales fáciles de implementar. Esta solución completa puede ponerse en marcha en sólo unos días.
