Elementos a serem considerados para uma videoconferência eficiente

Por Everett Belville, Regional Product Manager, Communication Services

A videoconferência é hoje uma ferramenta fundamental para garantir a produtividade e a colaboração entre equipes em empresas do mundo todo. No passado, a maioria dos sistemas de videoconferência era usada apenas por grandes empresas, devido ao seu alto custo e à complexidade de instalação e manutenção. As coisas mudaram. Agora, eles são simples de instalar, gerenciar e manter, o que os torna acessíveis a empresas de todos os portes.

Quais fatores você precisa considerar para ter uma videoconferência eficaz que se conecte com suas equipes? Antes de optar por usar uma tecnologia específica, há vários aspectos a serem considerados:

Quantidade de participantes

Considere o número de pessoas que provavelmente participarão de suas reuniões regularmente. Algumas soluções permitem que você se conecte com um pequeno número de pessoas gratuitamente. Portanto, se você não precisa se comunicar com muitas pessoas ao mesmo tempo, talvez não gaste muito (ou nada).

Outros serviços se concentram em conectar grandes grupos de pessoas. Como a variedade é muito grande, saber o que você está procurando antes de começar pode economizar muito tempo.

Transmissões de vídeo

Embora muitos fabricantes de tecnologia de videoconferência afirmem que seus sistemas de reunião remota podem lidar com centenas, se não milhares, de pessoas ao mesmo tempo, eles normalmente restringem o número de câmeras ligadas por vez. Descubra como eles lidam com a qualidade do vídeo para que ela seja sempre excelente.

Facilidade de uso

Não deixe que uma interface de usuário complicada diminua a produtividade da sua empresa. Caso contrário, você começará as apresentações e cada vez menos pessoas estarão presentes, ou haverá um longo atraso e interrupções sempre que alguém ligar ou desligar as câmeras.

Tipos de reuniões

Você vai realizar uma sessão de perguntas e respostas com um fórum aberto em que qualquer pessoa pode participar e dar sua opinião? Você vai realizar uma apresentação ou uma conferência e gostaria que o público ficasse em silêncio? Imagine que tipo de reuniões você vai realizar no futuro para não ter barreiras técnicas que não atendam às suas necessidades.

Experiência móvel

A ideia da videoconferência é interagir com as pessoas remotamente, e isso pode, ocasionalmente, envolver a conexão por meio de dispositivos móveis. Teste se o sistema de exibição interativa ou de videoconferência funciona em tablets e smartphones para garantir que os participantes que usam esses dispositivos tenham a mesma boa experiência que os que usam laptops.

Compartilhe a tela e incentive a participação e o brainstorming

Estamos acostumados a compartilhar a tela para apresentar, detalhar, destacar ou esclarecer aspectos de uma apresentação. No entanto, a colaboração com equipes remotas pode ir além. Existem telas interativas que não só permitem o compartilhamento de tela, mas todos podem participar do documento e fazer anotações, por exemplo. O documento ou a imagem pode então ser salvo no dispositivo, no quadro branco ou na nuvem.

Salas de colaboração inteligentes com sistemas compatíveis e serviço ideal

Cada vez mais empresas estão optando por instalar salas de videoconferência dedicadas. Verifique se o sistema e a tecnologia que você deseja implementar são compatíveis com a configuração de suas salas de colaboração. Isso pode exigir a ajuda de um provedor externo para equipar o espaço com a tecnologia necessária.

Observe o tipo de serviço, suporte e manutenção oferecidos pelos fornecedores de tecnologia. Quando algo dá errado, você precisa de uma linha direta técnica que responda rápida e corretamente para resolver quaisquer problemas técnicos relacionados à sala inteligente.

Para obter mais informações sobre as telas interativas da Ricoh Latin America, visite:

Telas Interativas | Ricoh América Latina (ricoh-americalatina.com)

Para mais informações sobre as salas de colaboração inteligentes da Ricoh Latin America, visite:

Soluções inteligentes para salas de colaboração | Ricoh Latin America (ricoh-americalatina.com)