Factores a tomar en cuenta para videoconferencias eficientes
Por Everett Belville, Regional Product Manager, Communication Services
Las videoconferencias son ahora una herramienta fundamental para garantizar la productividad y colaboración entre equipos en las empresas a nivel mundial. Antes, la mayoría de los sistemas de videoconferencia sólo eran utilizados por las grandes compañías, debido a su elevado costo y complejidad de instalación y mantenimiento. Las cosas han cambiado. Ahora son sencillos de instalar, gestionar y mantener, lo que los hace accesibles a empresas de todos los tamaños.
¿Qué factores debes tomar en cuenta para tener videoconferencias de forma efectiva que conecten con tus equipos? Antes de optar por utilizar una tecnología en específico, hay que tener en cuenta ciertos aspectos:
Número de participantes
Ten en cuenta el número de personas que probablemente asistirán a tus reuniones con regularidad. Algunas soluciones te permiten conectarse con un pequeño número de personas de forma gratuita. Así que, si no necesitas comunicarte con un gran número de personas al mismo tiempo, puede que no gastes mucho (o nada).
Otros servicios se centran en conectar a grandes grupos de personas. Como el abanico es tan amplio, saber lo que buscas antes de empezar puede ahorrarte mucho tiempo.
Transmisiones de video
Aunque muchos fabricantes de tecnología de videoconferencias afirman que sus sistemas para reuniones a distancia pueden contar con cientos, si no miles, de personas a la vez, generalmente restringen el número de cámaras encendidas disponibles. Averigua cómo manejan la calidad del video para que siempre sea excelente.
Facilidad de uso
No permitas que una interfaz de usuario complicada frene la productividad de tu empresa. De lo contrario, empezarás las presentaciones y cada vez habrá menos gente presente, o experimentarás un gran retraso e interrupciones cada vez que alguien encienda o apague sus cámaras.
Tipos de reuniones
¿Vas a celebrar una sesión de preguntas y respuestas con un foro abierto en el que cualquiera pueda participar y dar su opinión? o ¿Vas a realizar una presentación o una conferencia y te gustaría que el público estuviera en silencio? Imagina qué tipo de reuniones vas a celebrar en el futuro para que no tengas barreras técnicas que no puedan cumplir tus requisitos.
Experiencia móvil
La idea de la videoconferencia es interactuar con las personas a distancia, y eso puede implicar ocasionalmente la conexión a través de dispositivos móviles. Prueba que la pantalla interactiva o el sistema de videoconferencia funcione en tabletas y smartphones para asegurarte de que los participantes en estos dispositivos tienen la misma buena experiencia que los que utilicen laptops.
Comparte la pantalla e impulsa la participación y la lluvia de ideas
Estamos acostumbrados a compartir la pantalla para presentar, detallar, resaltar o aclarar los aspectos de una presentación. Sin embargo, la colaboración con los equipos a distancia puede ir más allá. Existen pantallas interactivas que no sólo permiten compartir pantalla, sino que todos pueden participar en el documento y hacer anotaciones, por ejemplo. Después, el documento o la imagen pueden guardarse en el dispositivo, o sea la pizarra o en la nube.
Salas de colaboración inteligentes con sistemas compatibles y óptimo servicio
Cada vez más empresas optan por instalar salas dedicadas a las videoconferencias. Comprueba si el sistema y la tecnología que quieres implementar son compatibles con la configuración de tus salas de colaboración. Para ello puede ser necesario recurrir a la ayuda de un proveedor externo que equipe el espacio con la tecnología necesaria.
Fíjate en el tipo de servicio, soporte y mantenimiento que te entregan los proveedores de tecnología. Cuando algo va mal, necesitas una línea de asistencia técnica que responda rápida y correctamente para solucionar cualquier aspecto técnico relacionada con la sala inteligente.
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