Fatores a considerar para ter videoconferências eficientes

Por Everett Belville, Regional Product Manager, Communication Services

As videoconferências são agora uma ferramenta fundamental para garantir a produtividade e a colaboração entre equipes em empresas de todo o mundo. No passado, a maioria dos sistemas de videoconferência era utilizada apenas por grandes empresas, devido ao seu alto custo e complexidade de instalação e manutenção. As coisas mudaram. Agora são simples de instalar, gerenciar e manter, tornando-as acessíveis a empresas de todos os tamanhos.

Que fatores você deve levar em conta para ter uma videoconferência eficaz que se conecte com suas equipes? Antes de optar pelo uso de uma tecnologia específica, há algumas coisas a considerar:

Número de participantes

Considere o número de pessoas que provavelmente participarão de suas reuniões com regularidade. Algumas soluções permitem a conexão com um pequeno número de pessoas de graça. Portanto, se você não precisar se comunicar com um grande número de pessoas ao mesmo tempo, você pode não ter que gastar muito (ou nada).

Outros serviços se concentram na conexão de grandes grupos de pessoas. Porque a gama é tão ampla, saber o que você está procurando antes de começar pode lhe poupar muito tempo..

Transmissões de vídeo

Enquanto muitos fabricantes de tecnologia de videoconferência afirmam que seus sistemas de reunião remota podem lidar com centenas, se não milhares, de pessoas de cada vez, eles geralmente restringem o número de câmeras ligadas de cada vez. Descubra como eles lidam com a qualidade do vídeo para que ele seja sempre excelente.

Facilidade de uso

Não deixe que uma interface de usuário complicada diminua a produtividade de sua empresa. Caso contrário, você começará as apresentações e cada vez menos pessoas estarão presentes, ou você experimentará um longo atraso e interrupções toda vez que alguém ligar ou desligar suas câmeras.

Tipos de reuniões

Você vai realizar uma sessão de perguntas e respostas com um fórum aberto onde qualquer pessoa pode participar e dar sua opinião, ou você vai realizar uma apresentação ou uma conferência e gostaria que a audiência ficasse em silêncio? Imagine que tipo de reuniões você vai realizar no futuro para que não tenha barreiras técnicas que não possam atender às suas exigências.

Experiência móvel

A ideia da videoconferência é interagir com pessoas remotamente, e isso pode ocasionalmente envolver a conexão via dispositivos móveis. Teste se as telas interativas ou sistema de videoconferência funcionam em tablets e smartphones para garantir que os participantes nestes dispositivos tenham a mesma boa experiência que aqueles que utilizam laptops.

Compartilhe a tela e incentive a participação e o brainstorming

Estamos acostumados a compartilhar a tela para apresentar, detalhar, destacar ou esclarecer aspectos de uma apresentação. Entretanto, a colaboração com equipes remotas pode ir além. Há telas interativas que não só permitem o compartilhamento de telas, mas todos podem participar do documento e fazer anotações, por exemplo. O documento ou imagem pode então ser salvo no dispositivo, seja no quadro branco ou na nuvem.

Salas de colaboração inteligente com sistemas compatíveis e ótimo serviço

Cada vez mais empresas estão optando por instalar salas de videoconferência dedicadas. Verifique se o sistema e a tecnologia que você deseja implementar são compatíveis com a configuração de suas salas de colaboração. Isto pode exigir a ajuda de um fornecedor externo para equipar o espaço com a tecnologia necessária.

Analise o tipo de serviço, suporte e manutenção prestados pelos fornecedores de tecnologia. Quando algo dá errado, você precisa de uma linha direta técbnica que responda rápida e corretamente para resolver qualquer problema técnico relacionado à sala inteligente.

Para mais informação sobre as telas interativas da Ricoh América Latina, visite:
Telas Interativas | Ricoh América Latina (ricoh-americalatina.com)

Para conhecer mais sobre as salas de colaboração inteligente da Ricoh América Latina, visite:

Soluções inteligentes para salas de colaboração | Ricoh Latin America (ricoh-americalatina.com)