Home office: como implementar planos de trabalho inteligentes de forma eficaz e segura

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As empresas e organizações precisam garantir uma infraestrutura robusta para capacitar a força de trabalho digital e aumentar a produtividade, a colaboração perfeita entre colegas de trabalho e clientes e o acesso seguro às informações sem comprometê-las.

Permitir o Smart Working de forma eficiente e produtiva é agora mais crucial do que nunca. Graças à tecnologia, os funcionários podem conduzir seus negócios em casa da mesma forma que fazem no escritório.

Para que todas as formas de Smart Working sejam eficientes, as organizações devem promover a colaboração empresarial. Ela deve se basear na maximização do potencial derivado do talento e da interação das pessoas por meio do uso frequente de tecnologias que permitam a comunicação e a interatividade. A colaboração empresarial é centrada nas pessoas e requer uma cultura corporativa que promova o trabalho em equipe para gerar uma melhor experiência para o usuário.

Nesse contexto, a Ricoh Latin America oferece conselhos sobre como implementar esquemas de Smart Working de forma eficaz e segura:

1) A interação por voz e vídeo está se tornando a norma:

Os funcionários de hoje estão se adaptando e adotando novas tecnologias cada vez mais rapidamente. Inevitavelmente, isso está afetando a maneira como nos comunicamos e colaboramos. Mas algumas coisas nunca mudam. Por exemplo, a importância da comunicação não verbal em reuniões de negócios, como a linguagem corporal, as expressões faciais, o contato visual e a postura.

Portanto, as videoconferências e as chamadas com vídeo continuarão a se tornar cada vez mais frequentes, independentemente do nosso ramo de negócios ou cargo. A necessidade de comunicação rápida, fácil e confiável é uma tendência que não desaparecerá. Também foi comprovado que as chamadas com vídeo melhoram a retenção de informações. Uma chamada com vídeo é uma experiência sensorial mais rica e, consequentemente, fica mais tempo na memória.

2) O design centrado nas pessoas molda as decisões sobre o local de trabalho:

Quando as empresas pensam no futuro de seus negócios, elas devem considerar os espaços de trabalho, os processos e as tecnologias que as ajudarão (ou prejudicarão) ao longo do caminho. No entanto, são as pessoas que devem estar no centro desse planejamento.

Somente considerando, avaliando e planejando as necessidades de seus funcionários é possível projetar o local de trabalho certo, implementar os processos certos e, por fim, implementar a tecnologia certa. É claro que, primeiro, as necessidades dos profissionais devem ser definidas adequadamente.

Uma pesquisa da Ricoh revelou que, embora 98% dos funcionários estejam entusiasmados com a introdução de novas tecnologias, um terço deles não se sente capaz de aproveitar ao máximo as soluções básicas, como Microsoft Office, impressão e PCs.

3) Aplicativos vs. hardware:

Para optimizar la flexibilidad y la movilidad, las soluciones deben basarse en el contenido y el valor añadido. La respuesta es la solución y la aplicación, no el hardware. Un área de aplicaciones emergentes son las que ayudan a celebrar reuniones más eficaces, denominadas «Meeting Participants». Gartner calcula que en 2022 el 40% de las reuniones se facilitarán mediante asistentes virtuales y análisis avanzados.

4) Soluções que não exigem um grande investimento inicial:

Nesse cenário, é provável que vejamos um aumento nas ofertas “como serviço”. Os clientes ficarão satisfeitos em ter acesso a um serviço sem necessariamente possuí-lo. Na Ricoh, oferecemos soluções dentro do conceito organizacional “Wokplace Collaboration”.

5) A Inteligência Artificial está (finalmente) entrando no local de trabalho:

Haverá mais atenção e conscientização sobre IA e realidade virtual. Já estamos vendo isso no setor de atendimento ao cliente com bots e soluções de autoatendimento. As empresas precisarão cada vez mais falar ou interagir com a tecnologia antes de interagir com um ser humano. No entanto, elas não perdoam erros, o que significa que a IA deve ser cuidadosamente programada e projetada conforme o usuário final e suas necessidades. Essas novas soluções se tornarão cada vez mais acessíveis e oferecerão um rápido retorno sobre o investimento.