Teletrabalho Efetivo: 3 dicas para garantir a segurança da informação das empresas.

Novas formas de trabalhar e os modelos de produtividade dos negócios estào mudando a taxas aceleradas, tomando a tecnologia como espinha dorsal para torná-los de maneira eficiente. À medida que as organizações passam de equipes que trabalham em locais centrais para equipes distribuídas, elas visualizam seus múltiplos benefícios, como o recrutamento de talentos, independentemente de onde estejam localizados. Para as PMEs, isso implica reduzir bastante os custos indiretos necessários para expandir para novas regiões e obter maior produtividade para a empresa em geral.

Embora os benefícios estejam ficando mais claros, isso também significa que as informações da empresa devem estar acessíveis fora do escritório. Sem as precauções adequadas, você pode correr o risco de violações de segurança caras e prejudiciais. Aqui estào três maneiras de ajudar a garantir que as informações sejam mantidas em segurança:

1) Usando as ferramentas de negócios adequadas:

As empresas com uma força de trabalho remota naturalmente devem garantir que tenham tecnologias e ferramentas para acesso remoto a dados e documentos importantes, colaboração e comunicação em tempo real, bem como armazenamento de documentos. Os espaços de trabalho digitais completos incluem soluções de comunicação e colaboração comercial:

Videoconferência para reuniões online

Tecnologia para colaboração em equipe

Telefonia

VPN

Fluxos de trabalho “workflow” de documentos eficientes

Processos e assinaturas y firmas de aprovação digital ágeis (Ricoh Approve IT)

Este é um ponto importante, pois um problema comum é o uso de plataformas projetadas para os consumidores. Portanto, se a empresa não fornece as ferramentas certas rapidamente, é provável que essas sejam as primeiras ferramentas adotadas pelos funcionários para atender às suas necessidades. Embora essas ferramentas não sejam inerentemente inseguras, elas podem não ter muitas das proteções necessárias a empresa. O uso de serviços não autorizados também colocar as informações fora do controle da empresa e facilita o acesso aos registros, além de comprometer a conta pessoal de um funcionário.

2) Criptografia de tecnologia remota para a força de trabalho:

Uma das maneiras mais fáceis para um hacker acessar dados confidenciais é acessando-os diretamente através do dispositivo de um trabalhador. Se o smartphone ou computador de um funcionário não estiver adequadamente protegido, você poderá obter facilmente as informações da empresa. A implementação da criptografia melhora muito a segurança dos dispositivos, pois permite que, no caso de perda ou roubo de um computador ou telefone celular, as informações sejam inacessíveis, tornando que as informações de um computador perdido ou roubado, sejam acessadas. Os sistemas de criptografia de e-mail também fornecem uma camada adicional. Isso pode ser um salva-vidas para empresas de setores altamente regulamentados (como assistência médica) ou para as quais a conformidade é uma preocupação constante.

3) Treinamento e conscientização:

os colaboradores geralmente são a porta de entrada para hackers de computador. É por isso que o primeiro passo na proteção de dados deve ser o de serviços de tecnologia remota, para garantir que todos os funcionários sejam totalmente treinados e compreendam a importância de cumprir as políticas de segurança. Cada funcionário deve passar por um treinamento de segurança que lide diretamente com os riscos comuns associados ao trabalho remoto.

Muitas vezes, é errado supor que alguns problemas de segurança sejam de conhecimento universal e, portanto, não precisam ser cobertos. Mesmo os conceitos mais básicos, como a necessidade de proteger com senha qualquer dispositivo usado para negócios (ou os perigos potenciais de redes Wi-Fi públicas sem segurança) precisam ser reforçados durante o treinamento.

Um olhar para o futuro

Embora os desafios imediatos tenham prioridade, como a segurança no teletrabalho, à medida que as organizações buscam especialistas externos para ajudar a lidar com a situação atual e aprender com suas experiências e insights, talvez estejamos vendo um cenário de como os líderes empresariais cuidarào da TI nos próximos anos. Um mundo em que as empresas terào equipes de TI no nível gerencial, terceirizando a execução de sistemas e soluções técnicas, enquanto se concentram em sua equipe para oferecer uma excelente experiência ao cliente.

Talvez esse seja o verdadeiro futuro da colaboração.