Trabalho remoto eficaz: 3 chaves para garantir a segurança das informações das empresas

Novas formas de trabalho e modelos de produtividade empresarial estão mudando em um ritmo acelerado, com a tecnologia como a espinha dorsal para viabilizá-los com eficiência. À medida que as organizações fazem a transição de equipes que trabalham em locais centrais para equipes distribuídas, elas estão visualizando seus múltiplos benefícios, como a contratação de talentos independentemente de onde estejam localizados. Para as PMEs, isso significa reduzir bastante as despesas gerais necessárias para expandir para novas regiões e obter maior produtividade para os negócios em geral.

Embora os benefícios estejam se tornando mais claros, isso também significa que as informações da empresa devem estar acessíveis fora do escritório. Sem as devidas precauções, você pode correr o risco de violações de segurança caras e prejudiciais. Aqui estão três maneiras de ajudar a garantir que as informações sejam mantidas em segurança:

1) Usar as ferramentas de negócios corretas:

As empresas com uma força de trabalho remota precisam, naturalmente, garantir que tenham tecnologia e ferramentas para acesso remoto a dados e documentos importantes, colaboração e comunicação em tempo real, bem como armazenamento de documentos. Espaços de trabalho digitais completos incluem soluções de colaboração e comunicação empresarial:

• Videoconferência para reuniões on-line
• Tecnologia para colaboração em equipe
• Telefonia
• VPN
• Fluxos de trabalho de documentos eficientes
• Processos ágeis de aprovação digital e assinaturas (Ricoh Approve IT)

Esse é um ponto importante, pois um problema comum é o uso de plataformas projetadas para os consumidores. Portanto, se a empresa não fornecer as ferramentas certas rapidamente, é provável que essas sejam as primeiras ferramentas que os funcionários adotarão para atender às suas necessidades. Embora essas ferramentas não sejam inerentemente inseguras, elas podem não ter muitas das proteções de que qualquer empresa precisa. O uso de serviços não autorizados também coloca as informações fora do controle da empresa e torna o acesso aos registros tão fácil quanto comprometer a conta pessoal de um funcionário.

2) Criptografia de tecnologia remota para a força de trabalho:

Uma das maneiras mais fáceis de um hacker obter acesso a dados confidenciais é acessando-os diretamente por meio do dispositivo de um funcionário. Se o smartphone ou o computador de um funcionário não estiver devidamente protegido, ele poderá obter facilmente as informações da empresa. A implementação da criptografia aumenta muito a segurança do dispositivo, tornando inacessíveis as informações de um computador ou celular perdido ou roubado. Os sistemas de criptografia de e-mail também oferecem uma camada adicional. Isso pode ser um salva-vidas para empresas de setores altamente regulamentados (como o de saúde) ou para as quais a conformidade é uma preocupação constante.

3) Treinamento e conscientização:

Os funcionários geralmente são a porta de entrada para os hackers de TI. É por isso que o primeiro passo para proteger os dados deve ser os serviços de tecnologia remota garantirem que todos os funcionários sejam totalmente treinados e entendam a importância de cumprir as políticas de segurança. Todos os funcionários devem passar por um treinamento de segurança que aborde diretamente os riscos comuns associados ao trabalho remoto.

Muitas vezes é errôneo supor que algumas questões de segurança são de conhecimento universal e, portanto, não precisam ser abordadas. Até mesmo os conceitos mais básicos, como a necessidade de proteger com senha qualquer dispositivo usado para negócios (ou os possíveis perigos de redes WiFi públicas não seguras devem ser reforçados durante o treinamento).

Olhando para o futuro

Embora os desafios imediatos tenham prioridade, como a segurança no teletrabalho, à medida que as organizações procuram especialistas externos para ajudar a resolver a situação atual e aprender com suas experiências e conhecimentos, talvez estejamos vendo um vislumbre de como os líderes empresariais lidarão com a TI nos próximos anos. Um mundo em que as empresas têm equipes de TI de nível gerencial que terceirizam a execução de sistemas e soluções técnicas, enquanto se concentram em seu pessoal para proporcionar uma excelente experiência ao cliente.

Talvez esse seja o verdadeiro futuro da colaboração.