Teletrabajo Efectivo: 3 claves para garantizar la seguridad de la información de las empresas.

Las nuevas formas de trabajar y los modelos de productividad empresarial se están modificando a ritmos acelerados, teniendo la tecnología como columna vertebral para su habilitación con eficiencia. A medida que las organizaciones hacen la transición de equipos que trabajan en ubicaciones centrales, a equipos distribuidos, están visualizando sus múltiples beneficios como la contratación de talento, independientemente de dónde se encuentren. Para las PyMes conlleva reducir en gran medida los gastos generales necesarios para expandirse a nuevas regiones y obtener mayor productividad de la empresa en general.

Si bien las ventajas cada vez son más claras, también significa que la información de la empresa debe ser accesible fuera de las oficinas. Sin las precauciones adecuadas, puedes caer en riesgo de infracciones de seguridad costosas y perjudiciales. Aquí hay tres formas de ayudar a garantizar que la información se mantenga segura:

1) Usando las herramientas empresariales adecuadas:

Las empresas con una fuerza laboral remota, naturalmente, deben asegurarse que cuentan con tecnología y herramientas para el acceso remoto a datos y a documentos importantes, la colaboración y comunicación en tiempo real, así como el almacenamiento de documentos. Los espacios de trabajo digitales completos incluyen soluciones de comunicación y colaboración empresariales:

Videoconferencia para las reuniones online

Tecnología para la Colaboración en equipo

Telefonía

VPN

Flujos de trabajo “workflow” de documentos eficientes

Procesos de aprobación digital ágiles y firmas (Ricoh Approve IT)

Este es un punto importante ya que un problema común es la utilización de plataformas que están diseñadas para los consumidores. Entonces, si la empresa no proporciona las herramientas adecuadas rápidamente, es probable que éstas sean las primeras que los empleados adopten para satisfacer sus necesidades. Si bien estas herramientas no son intrínsecamente inseguras, pueden carecer de muchas de las protecciones que cualquier empresa necesita. El uso de servicios no autorizados también pone la información fuera del control de la compañía y hace que acceder a los registros sea tan fácil como comprometer la cuenta personal de un empleado.

2) Encriptación de la tecnología remota para la fuerza laboral:

Una de las formas más fáciles para que un hacker tenga acceso a datos confidenciales es accediendo a ellos directamente a través del dispositivo de un trabajador. Si el teléfono inteligente o la computadora de un empleado no está protegido adecuadamente, puede obtener información de la empresa fácilmente. La implementación del cifrado mejora en gran medida la seguridad de los dispositivos ya que permite que en el caso que una computadora o celular se pierda o haya sido robada, la información es inaccesible hacer que la información en una computadora perdida o robada sea inaccesible. Los sistemas de cifrado de correo electrónico también proporcionan una capa adicional. Esto puede ser un salvavidas para las empresas en industrias muy reguladas (como la atención médica) o para las cuales el cumplimiento es una preocupación constante.

3) Formación y sensibilización:

Los colaboradores son a menudo la puerta de acceso para los hackers informáticos. Esta es la razón por la cual el primer paso para proteger los datos debe ser que los servicios de tecnología remota aseguren que todos los empleados estén completamente capacitados y comprendan la importancia de cumplir con las políticas de seguridad. Cada empleado debe pasar por una capacitación en seguridad que aborde directamente los riesgos comunes asociados con el trabajo remoto.

Muchas veces se cae en el error de suponer que algunos problemas de seguridad son un conocimiento universal y, por lo tanto, no necesitan ser cubiertos. Incluso los conceptos más básicos, como la necesidad de proteger con contraseña cualquier dispositivo utilizado para negocios (o los peligros potenciales de las redes WiFi públicas no seguras deben reforzarse durante la capacitación).

Una mirada hacia el futuro

Si bien los desafíos inmediatos tienen prioridad, como la seguridad en el teletrabajo, a medida que las organizaciones buscan a expertos externos para ayudar a abordar la situación actual, y aprender de sus experiencias y conocimientos tal vez estamos viendo una idea de cómo los líderes empresariales manejarán la TI en los próximos años. Un mundo donde las empresas tienen equipos de TI a nivel de gestión, externalizando la ejecución de sistemas y soluciones técnicas, mientras que ellos se centran en su personal para ofrecer una excelente experiencia al cliente.

Quizás ese sea el verdadero futuro de la colaboración.