O trabalho híbrido veio para ficar: mas como equipar a empresa e a casa do colaborador?

Por Giancarlo Ghirotti, CEO da Ricoh Brasil*

O trabalho híbrido veio para ficar. Segundo pesquisa da Korn Ferry, consultoria global de Recursos Humanos, 78% das empresas já adotaram este sistema ou pretendem adotá-lo. Mas esta nova realidade ainda traz uma série de dúvidas não só para os colaboradores das empresas, mas também aos membros de suas direções e, em particular, preocupam gestores de TI. são muitas questões sobre, por exemplo, como garantir a segurança das informações da empresa acessadas na casa do colaborador (ou onde ele estiver), como manter a produtividade da equipe trabalhando fora do escritório, e quais os melhores recursos para fazer reuniões nas quais as pessoas participam de diversos locais (e de diferentes cidades, Estados e países, muitas vezes).

É preciso enfrentar todas estas questões que envolvem, como vimos, diferentes atores do mundo do trabalho. Mas, uma coisa é clara: a tecnologia é o portal que facilitará o funcionamento do trabalho híbrido. Neste entendimento, a pergunta que se faz é: como garantir com que tudo isso funcione, sem desviar as áreas de TI de seu foco principal, que é inovar e desenvolver soluções para o negócio de cada empresa?

Certamente a melhor resposta para este desafio é buscar o apoio de companhias especializadas em criar e gerenciar estas soluções híbridas, que possam unir de maneira transparente e inteligente documentos, processos e pessoas, entre os mundos físico e digital. [Disclaimer: a Ricoh, empresa que presido no Brasil, é uma destas empresas dedicadas a entregar todos estes equipamentos e soluções, integrados, no formado adequado à realidade de cada companhia.] Mas vamos enfrentar estas questões, começando por um questionamento antecedente.

Capex ou Opex?

No início da pandemia e com a emergência de ter de transferir todos os colaboradores para trabalharem em casa, muitas companhias fizeram grandes investimentos na compra de dispositivos como notebooks e impressoras, além de correr atrás de segurança no acesso às informações corporativas.

Passado este momento, muitos gestores de TI já se deram conta de que esta pode não ser a solução mais adequada nem do ponto de vista operacional, muito menos do ponto de vista econômico. Ou seja, equipar o trabalho remoto e conectá-lo com o escritório físico é algo que pode ser feito melhor e mais eficientemente com Opex , ao invés do tradicional investimento em Capex. Daí a popularização do conceito de XaaS (Everything As A Service ou, em tradução livre, tudo como serviço).

A razào deste crescimento do “as a service” está fundamentada, como dissemos, em muitos fatores. Do ponto de vista operacional, em especial do profissional de TI nas empresas, é fluido o entendimento: mais ágil e mais seguro contratar um parceiro especialista no segmento do que ter de aprender, capacitar, gerenciar e sustentar pessoas para fazê-lo. Neste sentido, o fornecimento de dispositivos, impressoras (e sua manutenção), sistemas de segurança para evitar ataques virtuais, gerenciamento de documentos e equipamentos e conexões para salas de reuniào aparelhadas para participações remotas é feito com muito mais eficiência (inclusive econômica) e flexibilidade por empresas especializadas. E tudo isso pode ser entregue como um serviço gerenciado, sem necessidade de investimentos em equipamentos, softwares e meios de conexào. Ou seja, liberando a capacidade de investimento das empresas para uso em seu negócio, em seu cliente.

Falando sobre segurança da informação no ambiente remoto do colaborador, as maiores empresas geralmente já têm estrutura e regras de VPN, compliance, segurança da informação. Mas empresas especializadas podem adicionar uma camada adicional, inclusive auditando se esta governança está sendo cumprida. Funciona como um “double check”. Já no caso das empresas médias, é preciso buscar quem as ajude a ter uma estratégia e a adotar ferramentas de gestào de segurança da informação, inclusive cuidando do cumprimento da LGPD. Imagine uma pequena ou média empresa que, muitas vezes com seus colaboradores trabalhando de casa ou de um escritório pequeno, fazem coisas como oferecer crédito consignado ou crédito rural, por exemplo. Neste caso, é preciso proteger não apenas os dados da empresa, mas também as informações de seus clientes.

Passando agora da segurança para a praticidade. É preciso primeiro equipar a casa dos colaboradores com equipamentos simples de operar e inteligentes, como impressoras multifuncionais com scanners – mas adotando sistemas de gerenciamento eficazes, que permitam tanto avisar com antecedência e remotamente quando o papel ou o toner tendem a acabar, quanto controlar o acesso autorizado a documentos e o consumo de materiais. É essencial também fornecer assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana. Este serviço deve ser considerado para todos os equipamentos fornecidos pela empresa a seus colaboradores, desde as multifuncionais até os computadores, passando por celulares, tablets etc.

A assistência especializada é fundamental não apenas para acessar remotamente os dispositivos em uso pelo colaborador e resolver os problemas, mas até para coisas mais triviais, como o controle do vencimento de licenças de softwares - lembrando que é muito comum que estas licenças tenham vencimentos diferentes, em geral de acordo com a data de ingresso da pessoa na companhia. O segundo ponto é fornecer acesso remoto a documentos e pastas corporativas, com segurança e praticidade. Para isso, softwares inteligentes de gestào de documentos e a adoção de soluções gerenciadas em nuvem são pontos chave.

E a socialização do colaborador com a cultura da empresa?

Chegamos finalmente à necessidade, na era do trabalho híbrido, de fazer reuniões com pessoas participando presencialmente, outras remotamente – seja onde estiverem. Sabemos que a cultura da empresa é o magma que une os colabores com o propósito da empresa. Estamos acostumados a compartilhar isso presencialmente, mas... como reunir condições para que esta troca de culturas flua no ambiente híbrido?

Esta percepção de distanciamento pode ser diminuída com soluções de salas de reuniões preparadas para uma boa experiencia de conexào entre diferentes ambientes. Tudo deve ser cuidadosamente planejado pensando na experiência dos usuários, tanto aqueles que estarào fisicamente operando a reuniào, quanto aqueles que assistirào remotamente: câmeras adequadas, microfones especiais, telas responsivas, espaços corretos, softwares e redes adequadas fazem parte da lista de necessidades para a reengenharia da moderna comunicação corporativa.

Uma vez definido isto, o próximo desafio é instalar e manter salas de videoconferência. Parece trivial, mas, ao contrário do que se possa imaginar, não se trata apenas de ter as melhores telas e projetores e uma boa conexào. É importante reforçar que a experiência dos usuários é diretamente proporcional à eficiência da reuniào híbrida. Neste sentido, é preciso planejamento na concepção, gerenciamento e sustentação da operação, para não falhar em temas como o áudio, captação de vídeo, integração com diferentes devices (notebooks, tablets, smartphones, desktops etc.) e capacidade de se adequar a vários sistemas de comunicação e colaboração como Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, entre outros.

Resumindo, o trabalho híbrido é um avanço para a qualidade de vida dos colaboradores e suas famílias, com grande potencial de ganhos de produtividade, e contribui para a redução das emissões de carbono geradas por deslocamentos terrestres e aéreos. Mas se o novo sistema não for bem gerenciado, por prestadores de serviços especializados, pode transformar em um caos a vida dos colaboradores e das equipes de TI -- e representar um alto risco para as corporações.

Para mais informações, visite: https://www.ricoh-americalatina.com/pt