El trabajo híbrido ha llegado para quedarse: pero ¿cómo equipar la empresa y el hogar del empleado?

Por Giancarlo Ghirotti, CEO de Ricoh Brasil*

El trabajo híbrido ha llegado para quedarse. Según una encuesta de Korn Ferry, consultora mundial de recursos humanos, el 78% de las empresas ya han adoptado este sistema o tienen intención de hacerlo. Pero esta nueva realidad sigue planteando una serie de dudas no sólo a los empleados de las empresas, sino también a los miembros de su dirección y, en particular, preocupan a los responsables de TI. Hay muchas preguntas sobre, por ejemplo, cómo garantizar la seguridad de la información de la empresa a la que se accede en casa del empleado (o dondequiera que esté), cómo mantener la productividad del equipo que trabaja fuera de la oficina y cuáles son los mejores recursos para celebrar reuniones en las que participan personas de distintos lugares (y de distintas ciudades, estados y países, muchas veces).

Todas estas cuestiones que implican, como hemos visto, a diferentes actores del mundo del trabajo necesitan ser abordadas. Pero una cosa está clara: una tecnología es la puerta que facilitará el funcionamiento del trabajo híbrido. En este entendido, la pregunta es: ¿cómo garantizar que todo esto funcione, sin desviar a las áreas de TI de su foco principal, que es innovar y desarrollar soluciones para el negocio de cada empresa?

Sin duda, una mejor respuesta a este reto es buscar o ayudar a empresas especializadas a crear y gestionar estas soluciones híbridas, que puedan unir de forma transparente e inteligente documentos, procesos y equipos, entre el mundo físico y el digital. [Aclaración: Ricoh, la empresa que presido en Brasil, es una de estas empresas dedicadas a entregar todos estos equipos y soluciones, integrados, en el formato adecuado para la realidad de cada empresa]. Pero abordemos estas cuestiones, empezando por un cuestionamiento previo.

¿Capital u Opex?

Con el inicio de la pandemia y la emergencia de tener que trasladar a todos los empleados a trabajar desde casa, muchas empresas han realizado grandes inversiones en la compra de dispositivos como portátiles e impresoras, además de correr detrás de la seguridad en el acceso a la información corporativa.

Pasado este momento, muchos responsables de TI se han dado cuenta de que ésta puede no ser la solución más adecuada desde el punto de vista operativo, y mucho menos desde el punto de vista económico. En otras palabras, equipar el trabajo remoto y conectarlo con la oficina física es algo que se puede hacer mejor y más eficientemente con Opex, en lugar de la tradicional inversión en Capex. De ahí la popularización del concepto XaaS (Everything As A Service).

La razón de este crecimiento del "como servicio" es fundamental, como decíamos, en muchos factores. Desde el punto de vista operativo, especialmente para el profesional de TI de las empresas, la comprensión es fluida: es más ágil y seguro contratar a un partner especializado en el segmento que tener que aprender, formar, gestionar y dar soporte a personas para hacerlo. En este sentido, la provisión de dispositivos, impresoras (y su mantenimiento), sistemas de seguridad para evitar ataques virtuales, gestión de documentos y equipos y conexiones a salas de reuniones equipadas para la participación remota se hace con mucha más eficiencia (incluso económica) y flexibilidad por empresas especializadas. Y todo ello puede prestarse como un servicio gestionado, sin necesidad de invertir en equipos, software e instalaciones de conexión. Es decir, liberando capacidad de inversión de las empresas para utilizarla en su negocio, en su cliente.

Hablando de seguridad de la información en el entorno remoto del empleado, las empresas más grandes generalmente ya tienen una estructura y normas para VPN, cumplimiento, seguridad de la información. Pero las empresas especializadas pueden añadir una capa adicional, que incluye la auditoría del cumplimiento de esta gobernanza. Funciona como un "doble control". En el caso de las medianas empresas, es necesario buscar a quienes les ayuden a tener una estrategia y adoptar herramientas de gestión de la seguridad de la información, incluyendo el cuidado del cumplimiento de la LGPD. Imagine una pequeña o mediana empresa que, muchas veces con sus empleados trabajando desde casa o desde una pequeña oficina, hace cosas como ofrecer préstamos de nómina o crédito rural, por ejemplo. En este caso, necesita proteger no sólo los datos de la empresa, sino también la información de sus clientes.

De la seguridad a la practicidad. En primer lugar, hay que equipar las casas de los empleados con equipos sencillos de manejar e inteligentes, como impresoras multifunción con escáner, pero también adoptando sistemas de gestión eficaces que permitan tanto avisarles con antelación y a distancia cuando se vaya a acabar el papel o el tóner, como controlar el acceso autorizado a los documentos y el consumo de material. También es esencial ofrecer asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana. Este servicio debe contemplarse para todos los equipos que la empresa pone a disposición de sus empleados, desde impresoras multifunción a ordenadores, teléfonos móviles, tabletas, etc.

La asistencia especializada es esencial no sólo para acceder remotamente a los dispositivos en uso por el empleado y resolver problemas, sino incluso para cosas más triviales, como controlar la caducidad de las licencias de software -recordando que es muy común que estas licencias tengan diferentes caducidades, normalmente de acuerdo con la fecha de incorporación de la persona a la empresa-. El segundo punto es proporcionar acceso remoto a los documentos y carpetas corporativos, de forma segura y cómoda. Para ello, un software inteligente de gestión documental y la adopción de soluciones gestionadas en la nube son puntos clave.

¿Y la socialización de los empleados con la cultura de la empresa?
Por fin hemos llegado a la necesidad, en la era del trabajo híbrido, de celebrar reuniones en las que participen personas en persona, otras a distancia, estén donde estén. Sabemos que la cultura de la empresa es el magma que une a los empleados con el propósito de la empresa. Estamos acostumbrados a compartirla en persona, pero... ¿cómo reunimos las condiciones para que este intercambio de culturas fluya en un entorno híbrido?

Esta percepción de distancia puede atenuarse con soluciones de salas de reuniones preparadas para una buena experiencia de conexión entre distintos entornos. Todo debe planificarse cuidadosamente pensando en la experiencia del usuario, tanto de los que van a dirigir físicamente la reunión como de los que van a asistir a distancia: cámaras adecuadas, micrófonos especiales, pantallas receptivas, espacios correctos, software y redes adecuados forman parte de la lista de necesidades para la reingeniería de la comunicación corporativa moderna.

Una vez definido esto, el siguiente reto es instalar y mantener salas de videoconferencia. Parece trivial, pero al contrario de lo que uno podría imaginar, no se trata sólo de tener las mejores pantallas y proyectores y una buena conexión. La experiencia de los dos usuarios es directamente proporcional a la eficacia de la reunión híbrida. En este sentido, es necesaria la planificación en el diseño, gestión y soporte de la operación, para no fallar en cuestiones como el audio, la captura de vídeo, la integración con diferentes dispositivos (portátiles, tablets, smartphones, ordenadores de sobremesa, etc.) y la capacidad de adaptación a diversos sistemas de comunicación y colaboración como Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, entre otros.

En definitiva, el trabajo híbrido supone un avance para la calidad de vida de los empleados y sus familias, con un gran potencial de aumento de la productividad, y contribuye a la reducción de las emisiones de carbono generadas por los desplazamientos terrestres y aéreos. Pero si el nuevo sistema no es gestionado por proveedores de servicios especializados, puede convertir la vida de los empleados y los equipos informáticos en un caos, y representar un alto riesgo para las empresas.

Para más información, visite: https://www.ricoh-americalatina.com/pt