Seu escritório está preparado para a era digital? Caso contrário, você deve estar preparado
Na Ricoh Latin America, abordamos alguns dos desafios envolvidos na implementação do software Enterprise Content Management, para que suas equipes tenham uma experiência positiva com o novo aplicativo.
O termo “Escritório Inteligente” foi criado em meados de 2010. No entanto, os espaços de trabalho têm se tornado mais inteligentes desde a década de 1990. Essa nova era começou com a introdução de computadores de mesa, laptops e a Internet. Durante os anos 2000, essas tecnologias se tornaram mais sofisticadas, a banda larga foi introduzida, assim como os telefones celulares e a computação em nuvem básica.
Na última década, a velocidade da largura de banda disparou e o aumento do poder de armazenamento nos permitiu automatizar e analisar processos como nunca antes. Como resultado, a Internet se tornou parte integrante de quase todos os processos no local de trabalho. O termo “Smart Office” é usado para descrever recursos inovadores do local de trabalho que dependem da Internet das Coisas. No entanto, ele é frequentemente usado para descrever novas tendências no local de trabalho, como hot desking ou mesas em pé.
Mas quais são os benefícios comerciais?
Em termos de produtividade, praticidade e experiência, essas tendências são destacadas:
#1 - A evolução das reuniões de trabalho
O sucesso de uma reunião não se refere apenas ao que acontece na sala. Desde encontrar uma vaga de estacionamento para o visitante que chega à reunião, a longas verificações de segurança na recepção e assim por diante. Tudo isso pode diminuir a experiência, o que afeta a forma como nos sentimos em relação à reunião. Um dos principais recursos da tecnologia Smart Office é reunir sistemas e processos anteriormente separados para criar um ambiente verdadeiramente colaborativo entre os colaboradores (físicos e remotos).
Aqui, a Ricoh tem telas planas interativas que permitem que o apresentador compartilhe, discuta e faça anotações em vários documentos em tempo real. Os participantes podem até mesmo receber arquivos atualizados antes do término da reunião, pois o apresentador pode enviar um e-mail diretamente do quadro branco. Os grupos de trabalho que interagem com um quadro branco também garantem um público cativo para “ficar e experimentar” após a reunião por meio do dispositivo. Dessa forma, o capital humano melhora sua capacidade de participar e liderar sessões futuras ainda mais envolventes.
#2 - Disponibilidade de mesas e salas
Na Ricoh, desenvolvemos soluções completas de Digital Workplace que adaptam os locais de trabalho para atender às necessidades dos novos estilos de trabalho, tanto fisicamente no escritório quanto com equipes trabalhando remotamente. Por “Local de Trabalho Digital” entendemos um ecossistema abrangente que utiliza as mais recentes ferramentas de colaboração e serviços de local de trabalho para melhorar a experiência e a satisfação dos funcionários e ter um impacto direto nos resultados.
São espaços interativos, seguros e privados com várias ferramentas eficazes para maximizar os grandes benefícios da colaboração em equipe:
Salas de colaboração inteligentes: São espaços físicos para reuniões formais em uma sala com mais de 3 participantes, onde o principal objetivo é colaborar de forma eficaz, dinâmica e segura entre as pessoas na sala. Para atingir a produtividade esperada, essas salas de colaboração inteligentes exigem ferramentas profissionais, como os monitores interativos da Ricoh, que permitem digitação suave, alta resolução e fácil compartilhamento de imagens remotas. Eles são ideais para desenvolver, registrar e compartilhar ideias visualmente, além de fazer anotações e navegar na Web. Com o Ricoh Smart Integration, você também pode digitalizar diretamente para serviços de nuvem populares, como Dropbox, Box, Google Drive ou Office 365.
Salas de videoconferência: nesse modo, a ideia é que os profissionais possam se reunir fisicamente no escritório em salas que integram tecnologia superior de videoconferência para colaborar com equipes remotas. Com as ferramentas de videoconferência da Ricoh, é possível realizar videoconferências seguras e produtivas com apenas um clique, apresentações dinâmicas ou compartilhamento de desktop para revisão de documentos. A equipe da Ricoh também oferece suporte à interconexão de todos os dispositivos e sistemas internos e de terceiros para fornecer suporte de ponta a ponta para o local de trabalho, bem como gerenciamento de mudanças para novas formas de trabalho.
Estrutura de TI para “trabalhar em qualquer lugar”: o teletrabalho é um dos pilares do trabalho inteligente. Ele envolve oferecer aos funcionários diferentes opções para trabalhar onde e quando quiserem, priorizando ao mesmo tempo a segurança das informações críticas ou confidenciais da empresa. Uma política de trabalho flexível permite que os funcionários trabalhem da maneira que melhor se adapte ao tipo de trabalho que está sendo realizado. Para que o teletrabalho seja bem-sucedido, todos os funcionários devem ter acesso a soluções seguras de comunicação e colaboração remotas para que possam ser produtivos em qualquer lugar e a qualquer momento.
O futuro do Smart Office
Na verdade, essa tendência está apenas começando. Nos próximos anos, essas inovações serão substituídas por soluções mais sofisticadas. Os funcionários e visitantes entrarão nas instalações e a tecnologia de reconhecimento facial identificará e monitorará seu percurso pelo edifício. As empresas poderão se tornar mais ágeis à medida que os sensores fornecerem aos gerentes das instalações mais dados sobre como o escritório está sendo usado e sobre qualquer espaço que possa ser reconfigurado para melhor atender às necessidades da empresa.
