¿Tu oficina está adaptada a la era digital? Si no, deberías
En Ricoh Latin America abordamos algunos de los retos que conlleva aplicar un software de Gestión de Contenido Empresarial, para que tus equipos de trabajo tengan una experiencia positiva de la nueva aplicación.
El término “Smart Office” fue acuñado a mediados de la década de 2010. Sin embargo, los espacios de trabajo se han vuelto más inteligentes desde la década de 1990. Esta nueva era comenzó con la introducción de computadoras de escritorio, computadoras portátiles e Internet. Durante la década de 2000, estas tecnologías se volvieron más sofisticadas, se introdujo la banda ancha, así como los teléfonos móviles y la informática básica en la nube.
Durante la última década, las velocidades de ancho de banda se han disparado y el aumento de la potencia del almacenamiento nos ha permitido automatizar y analizar procesos como nunca antes. Como resultado, Internet se ha convertido en parte integral de casi todos los procesos del lugar de trabajo. El término “Smart Office” se usa para describir características innovadoras del lugar de trabajo que dependen del Internet de las Cosas. Pero a menudo se usa para describir nuevas tendencias en el lugar de trabajo, como el hot desking o los escritorios de pie.
¿Pero cuáles son los beneficios de negocio?
En la parte de productividad, practicidad y experiencia se destacan estas tendencias:
#1 – La evolución de las reuniones de trabajo
El éxito de una reunión no se debe solo a lo que sucede en la sala. Desde encontrar un lugar de estacionamiento para el visitante que llega a la reunión, controles de seguridad prolongados en la recepción, entre otros. Todo esto puede disminuir la experiencia, lo que afecta cómo nos sentimos acerca de la reunión. Una de las características clave de la tecnología Smart Office es unir sistemas y procesos previamente separados para crear un ambiente de colaboración real entre colaboradores (tanto los que están físicamente como en remoto).
En este punto, Ricoh cuenta con pantallas planas interactivas que permiten al presentador compartir, debatir y anotar múltiples documentos en tiempo real. Los asistentes incluso pueden recibir los archivos actualizados antes de que termine la reunión, ya que el presentador puede enviar un correo electrónico directamente desde la pizarra. Los grupos de trabajo que interactúan con una pizarra también aseguran una audiencia cautiva para 'quedarse y experimentar' después de la reunión a través del dispositivo. De esta manera, el capital humano mejora sus habilidades para participar y liderar sesiones futuras aún más atractivas.
#2 - Disponibilidad de escritorios y salas
En Ricoh desarrollamos soluciones completas de “Digital Workplace” que acondicionan los lugares de trabajo para que satisfagan las necesidades de los nuevos estilos laborales, tanto físicamente en la oficina como con los equipos que trabajan remotamente. Por “Digital Workplace” entendemos un ecosistema integral que utiliza lo último en herramientas colaborativas y servicios para el puesto de trabajo con el fin de mejorar la experiencia y satisfacción de los empleados e impactar directamente en los resultados.
Se trata de espacios interactivos, seguros, privados y con múltiples herramientas efectivas para maximizar los grandes beneficios de la colaboración entre equipos:
Salas de colaboración inteligentes: Se trata de espacios físicos para reuniones formales en una sala con más de 3 participantes donde el objetivo principal es colaborar de una forma efectiva, dinámica y segura entre las personas en la sala. Para lograr la productividad esperada, estas salas de colaboración inteligentes requieren de herramientas profesionales como las pantallas interactivas de Ricoh que permiten una escritura suave, alta resolución y el fácil intercambio de imágenes remotas. Son ideales para desarrollar, registrar y compartir ideas visualmente, así como hacer anotaciones y navegar por la web. Con la integración de Ricoh Smart Integration, también se puede escanear directamente en los populares servicios en la nube como Dropbox, Box, Google Drive o Office 365.
Salas de Videoconferencia: En esta modalidad, la idea es que los profesionales se puedan reunir físicamente en la oficina en salas que integren tecnología superior de videoconferencia para colaborar con los equipos remotos. Con las herramientas de videoconferencia de Ricoh, en un solo clic se permite realizar videoconferencias productivas de forma segura, además de presentaciones dinámicas o compartir el escritorio para revisar los documentos. El equipo de Ricoh también apoya en la interconexión de todos los dispositivos y sistemas propios y de terceros para brindar un soporte integral en el puesto de trabajo, así como en la gestión del cambio en las nuevas formas de trabajar.
Estructura de TI para el “work anywhere”: El teletrabajo es uno de los pilares del smart working. Implica dar a los empleados diferentes opciones para que trabajen donde y cuando quieran siempre priorizando la seguridad de la información crítica o sensible de la empresa. Una política de trabajo flexible permite a los empleados trabajar de la forma que más se adapta al tipo de trabajo que se realiza. Para que el teletrabajo tenga éxito, todos los empleados deberían tener acceso a soluciones seguras de colaboración y comunicación a distancia para que puedan ser productivos en cualquier sitio y momento.
El futuro de las Smart Office
Esta tendencia en realidad solo está comenzando. En los próximos años, estas innovaciones serán reemplazadas por soluciones más sofisticadas. Los empleados y visitantes ingresarán en las instalaciones y la tecnología de reconocimiento facial identificará y monitoreará su camino a través del edificio. Las empresas podrán volverse más ágiles a medida que los sensores brinden a los gerentes de las instalaciones más datos sobre cómo se utiliza la oficina y cualquier espacio que pueda reconfigurarse para adaptarse mejor a las necesidades de la empresa.
Para más información, de clic aquí: https://www.ricoh-americalatina.com/es/soluciones/colaboración-en-el-lugar-de-trabajo
