Como proteger as informações em ambientes de impressão? Dicas de como fazê-lo

Estudo da consultoria IDC (International Data Corporation) mostra que cerca de 44% das empresas latino-americanas aumentaram seus investimentos em segurança cibernética em 2021 devido ao aumento do trabalho remoto e híbrido e ao uso de serviços em nuvem, bem como à explosão no volume de dados. Os fluxos de trabalho se estendem frequentemente entre dispositivos, redes e regiões.

Entretanto, ao desenvolverem sua estratégia de segurança cibernética, muitas empresas não estào cientes de que precisam de segurança também em suas infraestruturas de impressão e gerenciamento de documentos. Assim, a segurança em dispositivos multifuncionais de impressão (MFPs, na sigla em inglês) não está no topo de sua lista de prioridades. Eles devem levar em conta que a impressão se tornou muito inteligente: um MFP não só tem a tecnologia para otimizar o espaço de trabalho, mas também fornece uma riqueza de dados sobre como as pessoas trabalham e tem uma grande entrada, saída e armazenamento de dados comerciais.

Neste ponto, os riscos mais comuns dentro das empresas em relação aos MPFs são acesso e utilização não autorizados, ataques de fora da empresa ou a perda de dados confidenciais, registros de clientes ou informações sensíveis.

Quando falamos de segurança, incluímos estes aspectos principais:

Autenticação do pessoal autorizado; verifica se quem quer utilizar as funções ou serviços expostos é quem diz ser e se está autorizado a realizar a operação.

Proteção contra malware nos dispositivos.

Limpeza do disco rígido.

Gerenciamento de dispositivos: Painel único de auditoria de segurança, gerenciamento de senhas, monitoramento, alertas.

Proteção do sistema operacional: Inicialização segura por meio do Módulo de Plataforma Segura (TPM).

Suporte de armazenamento de imagens sobrescritas e removíveis.

Criptografia de dados

Atualizações de firmware e gerenciamento de senhas.

Cumprimento das normas do setor.

Também é importante seguir estas dicas:

Proteja seu dispositivo com uma senha.Modificar e atualizar a senha padrào. As senhas instaladas de fábrica podem ser facilmente localizadas em manuais. Os MFPs têm informações tais como endereços IP de servidores de arquivos ou correio eletrônico, endereços de arquivo de rede ou endereços de e-mail que podem ser usados em ataques cibernéticos.

Gerar níveis mais altos de segurança no MFP:

Desativar protocolos de gerenciamento não utilizados. Deixe um protocolo SNMP (Simple Network Management Protocol) baseado em IP para o software de gerenciamento de impressão e habilite a comunicação HTTPS (HyperText Transfer Protocol Secure).

Remover protocolos desnecessários (FTP, IPP, Bonjour, SMB, IPX/SPX). não deixe de verificar com seu prestador de serviços para obter informações mais detalhadas.

Em alguns MFPs você pode configurar a lista de endereços IP dos dispositivos com os quais pode se comunicar, ou seja, uma Lista de Controle de Acesso (ACL). O MFP não se comunicará com nenhum outro equipamento a menos que seu endereço IP esteja na LCA.

Bloqueia o controle do MFP usando controles de conta integrados ou software de controle de acesso opcional. Estas características permitem que somente usuários autorizados tenham acesso à base de credenciais ou códigos de conta da rede da MFP. Alguns MFPs permitem o controle no nível de função, onde os usuários podem copiar o que quiserem, mas ao digitalizar, enviar faxes ou imprimir, eles precisam fazer o login.

Os espaços de trabalho atuais estào mais conectados do que nunca, e uma quantidade incalculável de armazenamento de informações pode ser acessada remotamente, o que significa que a segurança é uma necessidade e uma prioridade.

não há dúvida de que o papel do fornecedor do MFP evoluiu muito além do fornecimento de hardware transacional e unidimensional para o gerenciamento e controle de dados reais. As capacidades dos MFPs agora abrangem a captura de informações de entradas multicanal, a classificação dos dados capturados e a integração do fluxo de trabalho para armazenamento e análise seguros. Nesta complexa teia de exigências regulatórias e de retenção rigorosas, aliadas às ameaças internas e externas que colocam os registros em risco de perda, é essencial ter um fornecedor que tenha uma abordagem para as empresas que garanta que seus sistemas de impressão sejam protegidos de forma abrangente.

A conclusão é que o moderno ambiente de trabalho digital é tào dinâmico quanto as ameaças cibernéticas que ele enfrenta. Uma combinação de ameaças à segurança, exigências legais e regulatórias e padrões industriais complexos significa que o potencial de danos fiscais e de reputação nunca foi tào grande. Agora é o momento de trabalhar com um parceiro confiável e altamente experiente como a Ricoh para proteger os ativos comerciais mais importantes nesta era da economia da informação.

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