Como estar seguro sem impactar na produtividade?

RICOH México

À medida que o mundo digital evolui, mais as preocupações se concentram em como implementar um ecossistema de segurança em torno das informações confidenciais mantidas nos bancos de dados de empresas e até mesmo de órgãos públicos. A explosão de tecnologias como a nuvem e o Big Data trouxe as informações confidenciais de pessoas e empresas para o centro das atenções, e isso se reflete na tendência crescente de investimento em segurança de TI e no desenvolvimento de funções específicas, como a de CSO - Diretor de Segurança.

O conceito de Segurança da Informação não abrange apenas as informações digitais, mas também inclui dados manipulados em outras mídias, como documentos em papel. Atualmente, o fluxo de informações em papel continua a ser de suma importância em uma empresa.

O gerenciamento da segurança da informação deve incluir informações em documentos em papel, e que isso é tão ou mais importante do que as informações em formato digital. Aprofundar o gerenciamento da segurança das informações em documentos em papel deve ser uma preocupação real. Como referência, apenas 38% das empresas têm diretrizes para os funcionários sobre o armazenamento e a destruição de documentos em papel.

Porém, a melhor estratégia que pode ser implementada é transformar esses documentos em papel em documentos digitais. Ao fazer isso, essas informações são incorporadas ao ecossistema de segurança da informação digital, que é onde os esforços de segurança da informação de uma empresa moderna estão naturalmente concentrados. Para uma transformação correta de documentos impressos em documentos digitais, é preciso levar em conta que os documentos digitais fazem parte dos processos de negócios, em que o documento impresso geralmente está no centro do processo.

Mas, quais são os benefícios do documento digital?

Com a transformação de documentos em papel em documentos digitais, será possível fornecer a eles recursos de segurança mais avançados e, portanto, as empresas trarão benefícios comerciais adicionais, por exemplo:

• Melhora a acessibilidade, permitindo que as informações sejam acessadas de qualquer lugar, simultaneamente; cumprindo as medidas de segurança adequadas.
• Aumento da segurança, pois a cópia digital é armazenada em backup, dificultando a perda do documento. Se o documento tiver informações confidenciais, é possível incorporar medidas de segurança maiores, algo impossível com um documento em papel.
• Economiza tempo e espaço, pois o acesso às informações será mais fácil, não será necessário se deslocar para obter as informações necessárias e o espaço físico necessário para armazenar um documento em papel será eliminado.
• Proporciona agilidade no gerenciamento diário, permitindo melhores tempos de resposta aos clientes, melhorando sua satisfação, reduzindo o tempo de busca e armazenamento de informações e permitindo que as pessoas se concentrem em atividades que agregam valor.

Como a Ricoh está ajudando as empresas nessa transformação?

Na Ricoh, somos líderes mundiais na transformação de empresas através da gestão da informação. Analisando os principais processos empresariais em que os documentos estão envolvidos e transformando as transações comerciais em fluxos de trabalho eficientes e lucrativos. Através do nosso portfólio de Soluções Documentais, contribuímos para a introdução de melhorias duradouras no processamento de documentos, para tornar as operações mais eficientes e, em última análise, aumentar as receitas e o crescimento.

Graças à digitalização de documentos e à segurança que vem com ela, os funcionários agora podem ser igualmente produtivos, mesmo a milhares de quilômetros de distância de seus escritórios. É essencial para qualquer empresa permanecer competitiva no mundo digital, tornando suas operações mais eficientes para aumentar a receita e o crescimento.

É por isso que na Ricoh transformamos continuamente a forma como as pessoas trabalham, através da tecnologia, mobilizando a informação que move as pessoas e as organizações. O mundo funciona com informação e a forma como as pessoas trabalham com ela está em constante mudança.

Para obter mais informações, escreva para rimexcontacto@ricoh-la.com

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