Como escolher a solução de gerenciamento de documentos certa para sua empresa?

Por Pablo Barrantes, Gerente Regional - Digital Workflow de RICOH Digital Services

Empresas ao redor do mundo estào priorizando como aumentar a agilidade e produtividade de seus processos e capital humano, e é por isso que muitas organizações estào implementando soluções de gerenciamento de documentos, automação de informações e fluxo de trabalho. O objetivo é aumentar a eficiência diária.

Nesse contexto, a Ricoh América Latina fornece algumas dicas para orientá-lo ao iniciar sua avaliação das soluções de gestào documental e automação de fluxo de trabalho disponíveis no mercado.

1. A facilidade de uso deve vir primeiro

Quando as empresas começam a procurar um software de gerenciamento de documentos, elas podem inicialmente focar nas funções e características gerais. Em vez disso, eles deveriam se perguntar: "Como este sistema funcionaria para nosso usuário? Ter a melhor funcionalidade não vale muito se a metade das pessoas da equipe não consegue entendê-la. Tenha em mente que o gerenciamento de documentos é uma aplicação multiplataforma. Para tirar o máximo proveito da solução, ela tem que ser usada por todos, desde a contabilidade e os engenheiros até as vendas.

Através de um treinamento direcionado e bem planejado, os usuários devem ser capazes de ver rapidamente como as soluções de gerenciamento de documentos os beneficiam.

2. Certifique-se de que o software esteja alinhado com os objetivos comerciais:

Com qualquer implantação de software, há algumas regras de conduta. Analisar os departamentos da empresa que são primariamente visados pelo sistema, os tipos de documentos que são tratados e os processos comerciais que se deseja melhorar. É fundamental priorizar os itens com base nos benefícios que você deseja alcançar e não nas funções ou opções que o software pode proporcionar.

3. não esqueça a segurança dos dados

A proteção de sua empresa contra ciberataques, perda de dados e perda de controle de informações críticas para os negócios está se tornando cada vez mais importante. No gerenciamento de documentos - seja implementando uma solução local ou baseada em nuvem - o estabelecimento de medidas de segurança deve fazer parte do processo de seleção de fornecedores de software. Pergunte sobre as ferramentas necessárias para salvaguardar as informações críticas para o cumprimento de normas como HIPAA, Sarbanes-Oxley, GDPR e outras.

4. Soluções predefinidas reduzem o tempo de implementação de semanas para dias

Embora os processos comerciais se desenvolvam de forma diferente em cada organização, eles compartilham requisitos e pontos chave de decisão. Soluções de nuvem predefinidas como Docuware aproveitam esses denominadores comuns para construir uma estrutura robusta que requer pouca ou nenhuma personalização. Eles oferecem uma implementação muito rápida, dentro de dias. É uma boa prática começar com uma solução que possa ser facilmente adaptada às exigências do negócio e depois adotar mais funcionalidades a partir de um software.

Soluções como Docuware são baseadas na experiência adquirida com o lançamento de milhares de projetos de digitalização bem sucedidos. Estes pacotes prontos para uso permitem digitalizar e automatizar processos comerciais como processamento de faturas, gerenciamento de capital humano, controle inteligente de documentos, assinaturas eletrônicas e muito mais.

5. O que deve ter qualquer solução:

Se você estiver diante de uma solução de gerenciamento de documentos digitais e fluxo de trabalho que não possua qualquer uma das seguintes características, continue procurando…:

Arquitetura: A solução deve atender às necessidades atuais e futuras da organização. Isto se relaciona à pergunta: O que é mais importante para seu negócio? O software baseado em nuvem elimina o fardo de manter a segurança, a redundância e a escalabilidade. Essas responsabilidades são transferidas para o prestador de serviços na nuvem. Os líderes empresariais podem se concentrar na otimização dos processos e na produtividade dos trabalhadores.

Segurança: Um sistema com os controles necessários para fornecer acesso a documentos em todos os grupos e níveis de usuários é um componente crítico de qualquer solução de gestào e automação de fluxo de trabalho.

Escalabilidade: Um sistema deve ser capaz de crescer com a empresa e os clientes. Comece seu projeto de software pequeno e cresça à medida que suas necessidades evoluem. Isto deve ser feito sem complicar outros aspectos da organização ou do software, e sem ter que reciclar os funcionários no uso do sistema.

Integração: O sistema deve se encaixar em um ambiente de TI existente e ter a capacidade de se integrar com aplicações atuais e futuras. A integração entre aplicações é mais do que um simples intercâmbio de dados. A facilidade de uso é igualmente importante. Se os funcionários não podem utilizá-lo sem problemas entre as aplicações comerciais, a produtividade sofre e as taxas de erro aumentam.

Acesso remoto e móvel: O trabalho em equipe pode ser realizado fora de um escritório tradicional. Quando a flexibilidade da tecnologia móvel e baseada na web é adotada, os funcionários podem iniciar o fluxo de trabalho, direcionar e completar as aprovações e tomar decisões informadas a qualquer hora e em qualquer lugar.

Avaliar o custo total de propriedade: Olhar uma solução de automação estritamente do ponto de vista do preço é um erro, mas é fundamental poder avaliar com precisão o custo total de propriedade da solução. Se você está comparando o custo de um sistema no local com o de uma assinatura na nuvem, tenha em conta o custo de manutenção de hardware, taxas anuais de suporte, tempo e despesas de atualizações e as preocupações de segurança de uma equipe dedicada.

Para mais informações, visite: https://www.ricoh-americalatina.com/pt/produtos/pd/programas/gestào-de-documentos/armazenamento-de-documentos/docuware