Digitalização para melhorar a Segurança da Informação

Por Marcos Sciarra, Regional Consulting Services Practice Leader en Ricoh Latin America

A medida que o mundo digital evolui, as preocupações se concentram em como implementar um sistema de segurança em torno das informações encontradas nos bancos de dados das empresas e nos órgãos públicos. A explosão dessas tecnologias como Cloud e Big Data, foca a atenção sobre a informação das pessoas e empresas e, é reflexo de uma crescente tendência de investimento em segurança da informação e no desenvolvimento de papéis específicos como o de Chief Security Officer (CSO).

No entanto, o conceito de segurança da informação abrange não apenas dados digitais, mas também, inclui informações que são tratadas em outras mídias, como documentos em papel. Atualmente, o fluxo de informações em papel permanece primordial em uma empresa.

Quanto custa para uma empresa administrar em papel?

Entende-se que a informação digital é a principal fonte que as empresas trabalham. Os dados que geram as redes sociais e transações digitais, incluindo o Big Data, junto com a informação digitalmente nativa são os principais responsáveis de que a informação digital cresça e se multiplique exponencialmente. No entanto, atualmente, 95% da informação que uma empresa lida é em documentos armazenados em papel. Empresas na Europa e nos Estados Unidos veem no papel, um elemento crucial para seus negócios.

Ele tende a pensar que a informação digital é a principal fonte com a qual as empresas trabalham. Os dados gerados nas redes sociais e nas transações digitais - incluindo Big Data - juntamente com a informação nativa digital são os principais responsáveis pelas informações digitais para crescer e se multiplicar exponencialmente. No entanto, mesmo hoje, 95% da informação que uma empresa lida é em documentos armazenados em papel. Então, é que 30% das empresas na Europa e nos Estados Unidos veem o papel como um elemento crucial para seus negócios.

Manter a grande quantidade de documentos em papel que circulam em uma empresa tem suas consequências. Por exemplo, 90% das tarefas típicas de uma companhia envolvem a busca e distribuição de documentos em papel. Com isso, 30% do tempo dos empregados são investidos em busca de informações para fazer o trabalho. Um funcionário que manuseia com documentos em papel, gasta até 50% do seu dia gerindo esses papéis.

Além disso, uma série de ineficiências deve ser adicionada no impacto no meio ambiente. Dos documentos gerados, 85% nunca são reutilizados. 45% do papel impresso são destruídos no final do dia. 15% dos documentos em papel são mal armazenados. A informação no papel tende a se multiplicar. 50% dos documentos arquivados são cópias. 45% de todos os documentos que foram digitalizados nasceram em formato digital. Além disso, em média, um documento é copiado 19 vezes.

Em relação aos custos associados ao papel, é difícil especificar, mas de forma conservadora, neste oceano de papel, encontrar um documento perdido custa em média de US$ 122. O custo do armazenamento do papel também pode ser adicionado. Para cada 100.000 folhas, você precisa de 10 metros quadrados para armazená-lo. Outros "custos ocultos" não estão sendo incluídos, como perda de agilidade, custo de busca de informações repetidas vezes, etc. Todos resumidos certamente excederão o custo do exercício anterior.

Você sabia que 15% dos lucros de uma empresa são gastos na criação, gerenciamento e distribuição de documentos impressos? No entanto, os principais problemas relacionados às informações que residem em documentos em papel estão ligados ao risco de segurança da informação.

Riscos associados a documentos em papel

Apesar da importância da informação baseada em papel, a maioria dos esforços - e do orçamento - que são investidos na segurança da informação, se concentram no digital.

Tais são os riscos associados à informação em papel - seja originado digital ou em papel, - que 62% das empresas de médio porte na Europa e América do Norte consideram a informação do papel como um risco de segurança. Isso é mais do dobro do que outras ameaças externas ao conteúdo digital.

A transformação para o documento digital

O gerenciamento da segurança da informação deve, sem dúvida, incluir informações em documentos em papel e, que é tão importante, quanto a informação que está em formato digital. O aprofundamento da gestão da segurança da informação em papel deve ser uma preocupação real. Como referência, apenas 38% das empresas têm um guia para os funcionários para armazenar e destruir documentos em papel.

Mas a melhor estratégia que pode ser implementada, é transformar esses documentos em papel em documentos digitais. Ao fazê-lo, esta informação é incorporada ao ecossistema de Segurança da Informação Digital, que é onde os esforços de segurança da informação de uma empresa moderna se concentram naturalmente. Para uma transformação correta de documentos em papel, deve-se ter em conta que os documentos digitais fazem parte dos processos de negócios.

O ideal é criar o documento digital a partir da fonte - o que seria um documento digital nativo, ou o mais próximo possível da sua criação, para poder incorporá-lo no circuito digital o mais rápido possível. Uma vez que o documento é digital, ele deve estar em um ambiente onde a Segurança da Informação é garantida, ou seja, ele tem minimamente as características de Confidencialidade, Integridade e Disponibilidade.

Isso é possível implementando o Enterprise Content Management (ECM). ECMs, que, além de garantir Confidencialidade, Integridade e Disponibilidade, permite controlar o fluxo incorporando funcionalidades adicionais que aumentam seu nível de segurança, como a possibilidade de assinar documentos digitalmente, criar circuitos de autorização, ter auditoria de operações - leitura, escrita, envio ou impressão, integração com ERPs, CRMs e sistemas legados, e gerar esquemas de alta disponibilidade.

Finalmente, não se deve deixar de passar de um documento digital para um no papel através da impressão porque, se não for controlado, o mesmo risco estará latente como se esse documento fosse originado em papel.

Benefícios do documento digital

Partindo dos benefícios já mencionados em termos de transformação de um documento em papel para um documento digital, como incorporação no ecossistema de segurança da informação digital e capacidade de fornecer documentos com as características exigidas pela ISO 27.001; você obtém uma série de benefícios adicionais que são importantes para destacar, como: melhora na acessibilidade, economia de tempo e espaço e agilidade no gerenciamento diário.

Claramente, os benefícios não terminam aqui como parte da explosão da Internet, Business Intelligence, Data Mining e até Big Data. É importante pensar, então, como hoje essas informações estão restritas à empresa perdendo vantagem competitiva, agilidade, aumentando sua exposição ao risco, etc.

Como a Ricoh ajuda as empresas nesta transformação?

A Ricoh é líder mundial em transformação de negócios através do gerenciamento de sua informação. A Ricoh analisa os principais processos de negócios nos quais os documentos estão envolvidos e, assim, convertem as transações comerciais em fluxos de trabalho eficientes e econômicos.

Através do seu portfólio de Soluções de Documentação, a companhia ajuda a fazer melhorias duradouras no processamento de documentos, para tornar as operações mais eficientes e, em última instância, aumentar as receitas e o crescimento. A Ricoh está constantemente criando novas soluções, inovando com novos produtos, melhorando as formas de capturar informações, transformá-la e gerenciá-la para que a força de trabalho de hoje possa acessar a informação crucial de que precisam, com facilidade e segurança.

Agora, os funcionários podem ser igualmente produtivos, até milhares de quilômetros de seus escritórios. É essencial que qualquer empresa continue competitiva no mundo digital, tornando suas operações mais eficientes para aumentar sua receita e crescimento.

Por esta razão, a Ricoh transforma continuamente a forma como as pessoas trabalham, através da tecnologia, mobilizando a informação que move pessoas e organizações. O mundo trabalha com informações e muda constantemente a maneira de como as pessoas trabalham com ela.