4 procesos de gestión documental que puedes automatizar en el área de finanzas

La automatización de la gestión documental en las áreas de contabilidad y finanzas representa una enorme oportunidad para mejorar las operaciones y reducir los costos. Según el American Productivity and Quality Center (APQC), casi 3 de cada 4 organizaciones tienen un proyecto activo de transformación de procesos financieros en marcha. Adoptar herramientas digitales para optimizar la gestión documental genera beneficios a largo plazo para cualquier empresa.

En este contexto, cualquier empresa puede empezar a automatizar estos 4 procesos financieros y contables en 2022:

1. Cuentas por pagar:

Un alto nivel de eficiencia en la gestión es difícil de alcanzar cuando se envían facturas en papel. Es habitual que una factura en papel permanezca en la bandeja de entrada de una persona durante una semana, o que se pierda por completo, lo que supone horas adicionales de los empleados en su búsqueda.

Sin embargo, con el flujo de trabajo digital, disponible a través de un sistema de gestión de documentos (DMS) como Docuware, los archivos se mueven a través de la empresa de la manera más eficiente posible. Así, el equipo recibe alertas automáticas para corregir errores o buscar información adicional. La señalización instantánea de las facturas no estándar, el enrutamiento flexible a los responsables correctos y las anotaciones son fundamentales para automatizar el proceso de cuentas por pagar.

2. Documentación para auditorías:

Si tiene un sistema basado en papel, una auditoría suele ser un calvario para el departamento de contabilidad y el auditor. Piensa en el tiempo que pierde el personal de contabilidad rebuscando en los archivos de papel, que puede que ni siquiera estén almacenados en las instalaciones. Y eso es incluso antes de que comience la auditoría. Si tus archivos en papel están incompletos o desorganizados, tu auditoría podría ser larga y estresante.

Si eliminas los engorrosos procesos en papel y los sustituyes por documentos digitales seguros, tu equipo estará más preparado porque tendrá todo lo que necesita al alcance de la mano. Es importante poder ver quién ha accedido a qué documentos contables, y cuándo. Esto es especialmente clave para las empresas que cotizan en bolsa. Con la digitalización, el equipo puede responder rápidamente a las solicitudes de los auditores y mantener un mayor control sobre la información empresarial.

3. Adquisiciones y compras:

Las adquisiciones incluyen los procesos y requisitos de los proveedores; la gestión de las relaciones con estos y, en última instancia, el pedido de los bienes y servicios necesarios para fabricar un producto o prestar un servicio. Los equipos de compras pueden perderse en montones de documentos y papeleo, archivos, formatos y sistemas incompatibles. Convertir el papeleo de un formato físico a uno digital es un primer paso fundamental para mejorar el proceso.

4. Cierre de fin de mes:

Una vez que se han automatizado los procesos descritos anteriormente, las empresas deberían centrarse en incorporar estas mejoras a un esfuerzo de todo el departamento para racionalizar el proceso de cierre mensual. Esto libera tiempo para el pensamiento estratégico. El equipo financiero puede comprender mejor las implicaciones de los datos sobre los que informa, en lugar de limitarse a las cifras en sí.

Según la Asociación Internacional de Contables Profesionales Certificados (AICPA), "la velocidad y la precisión son un reto constante para los que participan en el proceso de cierre de fin de mes. Muchas organizaciones buscan información a un ritmo acelerado, pero también necesitan poder confiar en los datos sobre los que actúan".

Prepárate para dar el salto

Tu solución de gestión documental debe integrarse fácilmente con cualquier sistema financiero, contable y ERP que dirija las operaciones financieras de la empresa. Una decisión de gestión documental no es sólo una cuestión de cómo y dónde se almacenan los documentos electrónicos; su objetivo es automatizar los procesos empresariales.

Está claro que la automatización de los procesos tienen considerables beneficios para las empresas, sus clientes y resultados. Es clave acelerar la transformación digital de los departamentos de contabilidad con DocuWare que analiza los requisitos clave y los puntos de decisión que comparten la mayoría de las empresas. A continuación, estos denominadores comunes se integraron en flujos de trabajo digitales fáciles de implementar. Esta solución "llave en mano" puede ponerse en marcha en pocos días.

Para más información, visita: DocuWare

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