3 pasos para generar un plan de continuidad de negocio basado en la correcta gestión de los datos
Las organizaciones de América Latina deben tener un plan apoyado en la tecnología como una gran aliada para darle continuidad a sus negocios. Uno de los primeros pasos para conseguirlo es la habilitación de una fuerza laboral verdaderamente digital y móvil con el fin de poder ser productivos desde cualquier lugar, dispositivo y de forma segura.
Hoy más que nunca las organizaciones de América Latina deben visualizar la tecnología como una gran aliada para darle continuidad a sus negocios. Uno de los primeros pasos para conseguirlo es la habilitación de una fuerza laboral verdaderamente digital y móvil con el fin de poder ser productivos desde cualquier lugar, dispositivo y de forma segura. Para conseguirlo, deben poder colaborar de forma efectiva con colegas, clientes y socios al mismo tiempo de acceder a la nube para almacenar y compartir. Para las organizaciones, implica el almacenamiento centralizado de datos, registros de auditoría completos y datos cifrados. Al final, el objetivo es optimizar las conexiones entre empresas, personas y tecnología para maximizar los beneficios de los nuevos modelos de trabajo remoto y flexible. En Ricoh contamos con tecnología de “Workplace Collaboration” para ayudar a que las organizaciones de cualquier sector, incluidas las verticales de salud y educación para que puedan contar con un entorno colaborativo, donde todos puedan verse, conocerse y colaborar unos con otros de manera dinámica e interactiva.
El segundo paso es contar un plan de continuidad o recuperación de desastres. Lo cierto es que muchas empresas hoy en día se detendrían sin los documentos, datos y registros clave en los que confían para llevar a cabo los negocios diarios. Un óptimo plan se basa primero en identificar las prioridades en relación con la información empresarial:
Objetivo de Punto de Recuperación (RPO, por sus siglas en inglés): ¿Qué datos necesita tu empresa recuperar el acceso lo más rápido posible para continuar / reanudar la operación? Es importante valorar que lo más probable es que gran parte de los datos sean más antiguos, incluso archivados, y no sean necesarios de inmediato.
Objetivo de Tiempo de Recuperación (RTO, por sus siglas en inglés): ¿qué tan pronto necesitas recuperar el acceso a su RPO? ¿En un día? ¿Dos horas? ¿Diez minutos? ¿Incluso menos?
Al implementar el respaldo de datos, la recuperación y la protección de datos, no te olvides de las aplicaciones que usan la información y las computadoras en las que se ejecutan. En relación con los dispositivos, es conveniente evaluar soluciones de TI que te permitan virtualizar, alojar y ejecutar las aplicaciones críticas de negocio.
Por otro lado, ¿qué ocurre con los documentos en papel? El sistema de TI más avanzado del mundo no será útil si tu empresa pierde los archivos físicos que necesita para funcionar de manera efectiva.
Considera, por ejemplo, si tu equipo contable no tuviera acceso a todos los registros financieros o documentos de cuentas por pagar / cuentas por cobrar. Para aprovechar un plan efectivo de continuidad de negocio, debes valorar respaldar todo lo que necesita para mantener tu negocio en funcionamiento. Afortunadamente, hoy en día no resulta es de gran complejidad convertir documentos físicos a un formato digital. La digitalización proporciona beneficios adicionales más allá de la seguridad. Los flujos de trabajo digitales son un elemento fundamental para la productividad de una fuerza laboral móvil.
Además, responder a las contingencias requiere también un enfoque más allá del área de TI:
- ¿Tienes listas de números de teléfono clave y de direcciones de correo electrónico de empleados, proveedores externos y clientes?
- ¿Tienes políticas y procedimientos para notificar a clientes y socios cuando un incidente tiene la posibilidad de impactarlos directamente?
- ¿Cuentas con un plan claro de protección de datos y recuperación ante desastres para saber cómo proceder durante una interrupción?
- ¿Han sido capacitados los empleados en sus roles?
Debemos tener más que nunca presentes que estamos inmersos en una era digital donde la información se ha convertido en el nuevo petróleo. Por ello, contar con un plan de continuidad de negocio basada en la correcta gestión de los datos permite a los líderes tomar mejores decisiones para el bienestar y la productividad de los colaboradores, volver los procesos más ágiles y en definitiva estar preparados para el futuro.
