3 etapas para gerar um plano de continuidade de negócios com base no gerenciamento adequado de dados

Hoje, mais do que nunca, as organizações da América Latina precisam enxergar a tecnologia como uma grande aliada para dar continuidade aos seus negócios. Uma das primeiras etapas para alcançar esse objetivo é permitir que uma força de trabalho verdadeiramente digital e móvel seja produtiva de qualquer lugar, em qualquer dispositivo e com segurança. Para isso, eles devem ser capazes de colaborar efetivamente com colegas, clientes e parceiros enquanto acessam a nuvem para armazenamento e compartilhamento. Para as organizações, isso significa armazenamento centralizado de dados, trilhas de auditoria abrangentes e dados criptografados. Em última análise, o objetivo é otimizar as conexões entre a empresa, as pessoas e a tecnologia para maximizar os benefícios dos novos modelos de trabalho remoto e flexível. Na Ricoh, temos a tecnologia Workplace Collaboration para ajudar as organizações de qualquer setor, incluindo as verticais de saúde e educação, a ter um ambiente colaborativo onde todos podem ver, encontrar e colaborar uns com os outros de forma dinâmica e interativa.

A segunda etapa é ter um plano de continuidade ou de recuperação de desastres. A verdade é que, atualmente, muitas empresas ficariam paralisadas sem os principais documentos, dados e registros dos quais dependem para conduzir os negócios do dia a dia. Um plano ideal baseia-se primeiramente na identificação de prioridades em relação às informações comerciais:

Objetivo do ponto de recuperação (RPO): a quais dados sua empresa precisa ter acesso novamente o mais rápido possível para continuar/retomar a operação? É importante considerar que muitos dos dados provavelmente serão mais antigos, até mesmo arquivados, e não serão necessários imediatamente.

Objetivo de tempo de recuperação (RTO): em quanto tempo você precisa recuperar o acesso ao seu RPO? Em um dia? Duas horas? Dez minutos? Menos ainda?

Ao implementar o backup, a recuperação e a proteção de dados, não se esqueça dos aplicativos que usam as informações e dos computadores nos quais eles são executados. Em relação aos dispositivos, faz sentido avaliar as soluções de TI que permitem virtualizar, hospedar e executar aplicativos essenciais aos negócios.

Por outro lado, o que dizer dos documentos em papel? O sistema de TI mais avançado do mundo será inútil se sua empresa perder os arquivos físicos de que precisa para funcionar com eficiência.

Considere, por exemplo, se a sua equipe de contabilidade não tivesse acesso a todos os registros financeiros ou documentos de contas a pagar/contas a receber. Para aproveitar as vantagens de um plano de continuidade de negócios eficaz, você deve considerar a possibilidade de fazer backup de tudo o que precisa para manter a empresa funcionando. Felizmente, a conversão de documentos físicos em um formato digital não é muito complexa atualmente. A digitalização oferece benefícios adicionais além da segurança. Os fluxos de trabalho digitais são um elemento essencial para a produtividade de uma força de trabalho móvel.

Além disso, a resposta a contingências também exige um foco além da área de TI:

• Você tem listas dos principais números de telefone e endereços de e-mail de funcionários, fornecedores externos e clientes?
• Tem políticas e procedimentos para notificar clientes e parceiros quando um incidente tem o potencial de afetá-los diretamente?
• Possui um plano claro de proteção de dados e recuperação de desastres sobre como proceder durante uma interrupção?
• Os funcionários foram treinados em suas funções?

Mais do que nunca, precisamos estar cientes de que estamos imersos em uma era digital em que as informações se tornaram o novo petróleo. Portanto, ter um plano de continuidade de negócios baseado no gerenciamento adequado de dados permite que os líderes tomem decisões melhores para o bem-estar e a produtividade dos funcionários, tornem os processos mais ágeis e, por fim, estejam preparados para o futuro.