Plaza Merliot. Estudo de caso

Contexto

Desafio empresarial

O Plaza Merliot, que possui mais de 230 marcas, uma ampla praça de alimentação, estacionamento e diversas atividades familiares, tem a preocupação de garantir que as lojas de suas instalações funcionem em ótimas condições. Para isso, há um processo pelo qual qualquer solicitação ou exigência relacionada à manutenção, melhorias de infraestrutura, instalações ou requisitos especiais deve ser formalmente apresentada por meio de um formulário. Uma vez preenchido, o documento é enviado às áreas correspondentes para aprovação, autorização e processamento da solicitação.

Adicionalmente, o Plaza Merliot decidiu aprimorar seu processo de cobrança e torná-lo mais ágil e moderno.

Solução

A RICOH, respaldada pela tecnologia, propõe um novo processo digital para o processamento das diversas solicitações feitas pelas empresas. Os formulários de solicitação deixam de ser impressos e preenchidos manualmente e passam a ser inseridos digitalmente (via web ou linha móvel) na plataforma desenvolvida para o Plaza Merliot, iniciando assim um fluxo de trabalho totalmente digital que inclui listas de verificação, atribuições a pessoas responsáveis, aprovações, resoluções e backup de cada documentação.

Além disso, no caso do faturamento, a mudança do faturamento físico usando impressoras matriciais para o faturamento eletrônico, ampliando o escopo para as 16 empresas que compõem o consórcio.

Ricoh Smart Flow

Acelere a transformação digital em sua pequena ou média empresa com o Ricoh Smart Flow, uma solução inteligente, acessível e escalável que permite capturar informações, automatizar fluxos de trabalho e acessar seus documentos on-line quando necessário.

Ricoh Smart Flow permite:

• Digitalizar.
• Gerenciar.
• Automatizar.
• Colaborar.
• Armazenar.
• Integrar.

Resultados

Os benefícios para o cliente com o novo processo de solicitação digital incluem: tempos de espera reduzidos, um processo suave e padronizado. Além disso, há rastreabilidade de cada caso, disponibilidade de acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, análise de dados, notificações automáticas e back-up, o que, sem dúvida, melhora a experiência do cliente interno e dos responsáveis pelo fluxo.

Por outro lado, com a implementação da fatura eletrônica, o processo é totalmente otimizado, as faturas agora podem ser impressas de qualquer lugar e o documento é gerado em formato PDF e enviado por e-mail. O sistema de armazenamento facilita a busca das faturas, e o melhor é que os custos logísticos associados ao processo anterior são reduzidos.

A Ricoh Latin America e Praça Merliot estão a agir em conjunto para apoiar os Objectivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas para um futuro melhor:

Globalmente, a Ricoh é uma empresa comprometida em atingir os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, resolvendo problemas sociais por meio de negócios com o único propósito de alcançar crescimento econômico, um planeta melhor e uma sociedade melhor.

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