Como os fluxos de trabalho digitais podem beneficiar seu departamento de RH?
Ajude seus funcionários a imprimirem documentos importantes fora do escritório quando estiverem usando seus próprios dispositivos.
Durante a pandemia da COVID-19, o departamento de Recursos Humanos (RH) teve que reorientar suas atividades para as necessidades de uma equipe de trabalho remoto. Embora muitos funcionários continuem trabalhando em casa, o retorno seguro ao local de trabalho também é um item importante na agenda do RH. À medida que as organizações respondem às mudanças nas circunstâncias econômicas e sociais, os fluxos de trabalho digitais permitem que elas se concentrem em ajudar seus funcionários a enfrentarem novos desafios.
As funções administrativas de RH são demoradas e exigem muito trabalho quando dependem de tecnologia off-line, planilhas do Excel, unidades compartilhadas e software sem recursos de compartilhamento de dados. Com a automação, a equipe de RH pode se concentrar em questões estratégicas, como o envolvimento dos funcionários, preservar a cultura da empresa agendando eventos e treinamentos e fornecer respostas rápidas aos desafios do local de trabalho à medida que eles surgem.
Principais áreas onde a automação de RH tem impacto:
Atendendo aos funcionários na era digital: os fluxos de trabalho digitais protegem os arquivos dos funcionários em armazenamento criptografado. Com a automação, os funcionários que trabalham em casa têm acesso fácil a informações sobre contas de despesas de saúde e de cuidados infantis, programas de assistência aos funcionários e requisitos de tempo livre. Além de a equipe de RH poder visualizar documentos e o status do fluxo de trabalho de qualquer local e dispositivo, os funcionários também podem acessar seus registros individuais com facilidade. O autoatendimento dos funcionários e a resposta rápida às solicitações de informações economizam tempo e esforço de todos.
Gerenciamento de políticas e procedimentos: Quando o departamento de RH promulga novas políticas e procedimentos, o software de gerenciamento de documentos facilita a distribuição e fornece uma rota que confirma o recebimento. Os formulários eletrônicos tornam a aprovação dos funcionários mais rápida, fácil e econômica.
Recrutamento de equipes: agora que a maioria dos processos de recrutamento é realizada on-line, é ainda mais valioso processar automaticamente os currículos enviados por e-mail, analisá-los e enviá-los ao recrutador. Uma distribuição eletrônica interna de currículos garante que todos que irão entrevistar um candidato tenham acesso às informações. Em termos de eficiência do fluxo de trabalho de RH, a configuração eletrônica das aprovações de recrutamento torna o processo consistente, ao mesmo tempo em que cria uma via para acompanhar todas as atividades de recrutamento.
Integração de funcionários: os primeiros 90 dias que um novo funcionário passa em uma organização geralmente determinam a rapidez com que ele se torna um membro comprometido da força de trabalho. Alguns novos funcionários, que foram entrevistados on-line, podem não ter a oportunidade de conhecer seu gerente antes de começar a trabalhar. A integração automatizada garante que os novos funcionários se sintam bem-vindos e perfeitamente equipados para tornar seus primeiros dias no trabalho produtivos e sem estresse.
Para garantir que todas as bases sejam cobertas, você pode criar uma lista de verificação das tarefas necessárias, incluindo reconhecimento de trabalho, contratos de confidencialidade, manuais do funcionário e planos de treinamento de indução. Você pode gerenciar facilmente a integração de novos funcionários para fornecer a eles todos os elementos de que precisam para começar a trabalhar, mesmo que os itens sejam entregues em suas casas e não em seu escritório.
Gerenciamento de desempenho: com a automação, você pode personalizar modelos de avaliação de desempenho e definir datas para revisões automáticas, enquanto coleta e armazena todas as informações. À medida que as revisões de contratação, as aprovações salariais, os aumentos anuais e os aumentos baseados no desempenho são simplificados em fluxos de trabalho eficientes que beneficiam a empresa e os funcionários. Por outro lado, você tem um registro claro e consistente da documentação que detalha o histórico de trabalho de um funcionário, caso precise resolver problemas de desempenho.
Resumindo: no ambiente difícil de hoje, as empresas não podem mais se dar ao luxo de atrasar os processos. Isso é especialmente importante para os departamentos de recursos humanos. A digitalização de processos por meio de soluções como a Docuware relacionadas a currículos, inscrições, formulários de integração, relatórios de folha de pagamento, formulários de impostos e avaliações de desempenho economiza tempo e traz agilidade.
