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Como iniciar a transformação digital da sua empresa

Como iniciar a transformação digital da sua empresa

Descubra as vantagens da transformação digital para a sua empresa.

As empresas, independentemente de seu setor e tamanho, precisam enfrentar os novos desafios da economia digital para serem competitivas e não perderem de vista as novas regras do jogo. No entanto, quando se trata de enfrentar um projeto de transformação digital, é preciso ser exigente. O que diferencia um bom projeto é a capacidade de vincular esse processo não apenas à tecnologia, mas também aos negócios e a uma estratégia clara. Um dos principais problemas é que a maioria dessas iniciativas continua a se concentrar mais na tecnologia do que nas necessidades de negócios e nos objetivos estratégicos que dão suporte a esses processos de negócios, razão pela qual as empresas não conseguem ver resultados tangíveis.

Em um projeto bem-sucedido, os benefícios da transformação digital são claros: maior receita, margem, avaliação de mercado e experiência do cliente. Todos esses fatores estão relacionados aos negócios.
A transformação digital pode envolver um único projeto ou muitos, no entanto, o que se busca ao transformar digitalmente os negócios é buscar eficiências nos processos de negócios internos ou externos, resultando, entre outros, em melhoria da receita, aumento das margens, visibilidade do mercado, identificação de novas oportunidades, melhoria da experiência do cliente (externo e interno).

Acesso à informação como ponto de partida

Um estudo recente¹ da Forrester Consulting, patrocinado pela Ricoh Company, Ltd., indica que 89% dos funcionários que trabalham em tempo integral com o cliente (financeiro, centro de serviços, BPO, operadores, profissionais da área de saúde, gerentes de atacado/varejo...) não conseguem oferecer a experiência esperada pelo cliente porque gastam muito tempo buscando informações valiosas em sistemas e processos de fluxo de informações ineficientes. Com esses dados, o relatório conclui que os sistemas atuais consomem muito do tempo e dos recursos dos analistas, que poderiam ser usados para oferecer um atendimento e uma experiência mais satisfatórios e personalizados aos clientes. Atualmente, muitas organizações estão buscando acesso a novas tecnologias, pois há uma enorme lacuna entre o tempo de resposta aos clientes, os processos internos de negócios e a resposta imediata que seria de grande valor para todos os envolvidos no negócio. Portanto, a colaboração, as mensagens instantâneas, as soluções móveis e os locais de trabalho flexíveis fazem parte da transformação para reduzir o tempo gasto em atividades que não agregam valor à organização ou a seus clientes finais e não permitem que os funcionários ofereçam um serviço personalizado aos clientes. É importante ressaltar que todas essas tecnologias dependem da socialização de informações essenciais aos negócios.

Uma vez que essa fase tenha sido organizada, o projeto deve levar em conta a necessidade de antecipar as necessidades do mercado atual. Para isso, ele deve estar preparado para se adaptar a um contexto de mudanças no qual o fornecimento, a disponibilidade e o uso de fluxos de dados de forma imediata e simples são decisivos. A base é analisar como as informações são gerenciadas na empresa, desde a entrada, o processamento e a produção de informações, para saber em detalhes como elas chegam à empresa, como circulam e como os funcionários têm acesso a elas quando precisam.

Um dos objetivos estratégicos das empresas é entender profundamente as necessidades do mercado e ser capaz de atender a quaisquer tendências ou novas necessidades que surjam nele. Para isso, ela deve estar preparada para se adaptar a um contexto em constante mudança, no qual o fornecimento, a disponibilidade e o uso de fluxos de dados imediatos e fáceis são decisivos. A base é fazer uma análise do gerenciamento de informações e dos respectivos processos associados à captura de informações realizada pela empresa, desde o gerenciamento, a governança desses dados, o processamento e a análise dessas informações, para saber em detalhes como elas chegam à empresa, como são tratadas e como podem agregar valor à própria empresa e a seus clientes.

Cuidar da experiência do funcionário

Os dispositivos móveis tiveram um impacto decisivo em nossa vida cotidiana, tanto que, em apenas alguns anos, eles se tornaram ferramentas essenciais também para as empresas: a revolução provocada pelas tecnologias móveis - com smartphones cada vez mais funcionais e aplicativos cada vez mais específicos - significou um verdadeiro desafio para o modelo de produção tradicional. Embora o crescimento das ferramentas baseadas em nuvem tenha redefinido as expectativas em relação ao hardware e à infraestrutura (redirecionando os investimentos para a computação em nuvem), os novos hábitos “tecnológicos” dos trabalhadores tiveram um impacto em suas vidas profissionais cotidianas. Assim, tornaram-se populares diferentes formas de teletrabalho (total ou parcial) e novas atitudes corporativas, como BYOD (Bring your own device), que permitem ou incentivam o uso de dispositivos móveis pessoais para o trabalho.

A América Latina não está à margem dessas tendências. A região tem uma alta taxa de penetração de smartphones (com 275 milhões de conexões de banda larga móvel em 2014) e projeções animadoras para o volume de tráfego de dados móveis, que deve triplicar entre 2015 e 2018. Ao mesmo tempo, a adoção corporativa de aplicativos hospedados em nuvem está na vanguarda global, com 39% das grandes empresas da região usando software em nuvem, em comparação com taxas muito mais baixas na Ásia-Pacífico (28%), nos Estados Unidos (19%) e na Europa (12%). Esses indicadores estão redesenhando o cenário interno das empresas, muitas das quais operam escritórios praticamente sem papel, com pessoas conectadas remotamente. Nesse contexto, o gerenciamento de documentos corporativos continua sendo uma questão fundamental, que não pode mais ser pensada sem o conceito de mobilidade. Informações importantes, arquivos com diferentes níveis de confidencialidade e até mesmo dados confidenciais exigem o mesmo grau de eficiência em seu gerenciamento. A mudança de paradigma, por outro lado, tem a ver com as características dos documentos, que agora são irreversivelmente digitais, necessariamente móveis e, cada vez mais, multiplataforma.

Quanto a esse último ponto, a meta do CIO deve ser capacitar as diferentes maneiras pelas quais os funcionários desejam realizar suas atividades diárias, criando e alinhando os processos do local de trabalho com a tecnologia, desde o uso de dispositivos até a infraestrutura de TI da organização para colaborar e trocar informações. Acima de tudo, o objetivo do CIO deve ser ajudar a criar uma abordagem digital otimizada e flexível e uma estratégia para o gerenciamento do estilo de trabalho que melhore a produtividade e o envolvimento da força de trabalho.

Por fim, e depois de considerar o que foi dito acima para realizar a transformação digital dos negócios, os gerentes precisam fazer a si mesmos essas perguntas básicas para entender o estado de maturidade digital em uma organização:

  • Visión empresarial - ¿Cuáles son los imperativos empresariales para el éxito y cómo influye directamente una plantilla optimizada digitalmente en el crecimiento y el éxito?
  • Personas - ¿Qué impacto tendrá un uso más inteligente de las herramientas de colaboración en la productividad diaria de su empresa?
  • Tecnología - ¿Será la infraestructura de TI un cuello de botella en el futuro a la hora de ofrecer soluciones interactivas para la colaboración y la movilidad de la plantilla?
  • Clientes - ¿Puede funcionar el uso de servicios digitales para obtener una mejor visión de sus clientes, así como de la cadena de suministro para ofrecer más valor y fidelidad?
  • Procesos empresariales - ¿La optimización de los procesos empresariales básicos, desde la sala de correo hasta la experiencia de transacción del cliente, afectará materialmente a los resultados?
  • Lugar de trabajo - ¿Un lugar de trabajo mejorado con características como salas de reuniones digitalizadas, pantallas de información interactivas, zonas de contemplación, bares de autoservicio, etc. aumentará la productividad individual de los trabajadores y generará más producción y un mejor servicio al cliente?

As respostas que surgirem dessas perguntas devem destacar a lacuna entre o que é bom o suficiente para o local de trabalho analógico tradicional e o que é necessário para criar um ambiente digitalmente otimizado que cultive e priorize a colaboração, o compartilhamento de conhecimento e o gerenciamento de informações.

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