6 desafios que você enfrentará ao instalar um ECM e como superá-los

Você está planejando aumentar a digitalização da sua empresa por meio de um sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM)?

A primeira etapa é entender completamente suas necessidades como empresa, depois escolher a melhor solução para essas necessidades e, por fim, planejar a implementação. Conseguir uma implementação tranquila é empolgante, pois gera processos automatizados que impulsionam a eficiência, a produtividade e o retorno sobre o investimento. No entanto, um planejamento inadequado pode ser frustrante, impedindo a aceitação dentro da empresa e reduzindo a probabilidade de que a equipe use essa nova tecnologia corretamente.

É por isso que, na Ricoh Latin America, abordamos alguns dos desafios da implementação do software Enterprise Content Management e como resolvê-los, para que suas equipes tenham uma experiência positiva com o novo aplicativo desde o início:

Escolha uma solução que possa atender às necessidades futuras dos negócios: A mudança da necessidade de assistência manual da equipe de TI para os serviços em nuvem foi o marco tecnológico dos últimos 10 anos, pois pode ser solicitada exclusivamente quando necessário, resultando em um planejamento orçamentário mais preciso. Não cometa o erro de procurar uma solução que atenda perfeitamente às suas necessidades comerciais atuais sem considerar o crescimento futuro de sua empresa. É importante entender suas metas de negócios para selecionar um sistema que cresça com você. É nesse ponto que a “nuvem” oferece uma vantagem notável. Isso facilita o aumento da capacidade e a adição rápida de recursos.

Defina o escopo correto: o escopo é traduzido como o que você pretende incluir na automação e, às vezes, mas não menos importante, o que pretende deixar de fora por enquanto ou eliminar completamente. O escopo refere-se à documentação relevante a ser incluída e classificada no ECM, aos departamentos que usarão o software e aos processos que você planeja automatizar.

Obter a adesão dos usuários finais: se as equipes de todos os níveis não aceitarem o novo sistema e não o considerarem um impacto positivo, é provável que a produtividade seja prejudicada. Quando os funcionários não sabem o que está acontecendo ou por que as mudanças estão sendo feitas, é comum que eles temam o desconhecido e se apeguem firmemente ao processo que já conhecem. Comunique-se com eles regularmente, ouça suas preocupações e esteja preparado para explicar claramente os benefícios dos novos processos. Seja específico. Faça uma análise precisa dos fluxos de trabalho atuais antes de criar novos.

Faça uma análise precisa dos fluxos de trabalho atuais antes de criar novos: muitas vezes, as empresas esperam que os processos automatizados sejam um reflexo preciso dos processos manuais que usam atualmente, mas a realidade é que as formas de trabalho existentes são apenas o ponto de partida. Às vezes, os processos em uso não estão bem documentados. Por isso, é importante trazer especialistas no assunto que possam fazer um mapeamento adequado dos processos atuais. Eles identificam as principais funções de cada equipe, trabalham com elas para entender como os processos atuais funcionam e encontram as principais atividades, os gargalos e as frustrações.

Passar do teste para o go-live rápido demais: encontrar o momento certo para passar do teste para a implementação é uma etapa delicada, pois exige comunicação clara e cooperação total de todos os líderes de departamento da empresa, da TI, das equipes que já estão no processo de automação e do seu fornecedor. Faça testes antecipados e de forma consistente para evitar surpresas posteriores que possam causar interrupções em seus negócios. Os testes o ajudam a resolver assuntos pendentes e a demonstrar o progresso em reuniões regulares de revisão. Também é fundamental envolver várias equipes, pois os testes produzirão resultados muito melhores se forem abordados de diferentes pontos de vista, com pessoas com várias habilidades e responsabilidades profissionais.

Desenvolva políticas e procedimentos rigorosos com atualizações programadas: reserve um tempo para elaborar políticas de uso claras e um manual de procedimentos com documentação técnica detalhada, incluindo opções de design e definições de configuração do sistema. Isso ajudará seus funcionários atuais e novos a aprender o sistema e a solucionar problemas que possam surgir. É aconselhável revisar essas políticas pelo menos uma vez por ano para garantir que permaneçam atualizadas e que sejam atualizadas à medida que os processos de negócios da empresa evoluem.

Uma vez que você tenha clareza de onde está e onde quer chegar com um sistema de ECM, poderá seguir em frente da maneira correta, evitando problemas que podem tornar a implementação uma dor de cabeça. Siga seu plano, envolva todos, teste e documente seus processos e, então, você verá florescer um local de trabalho eficiente e organizado.

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