4 mitos e verdades sobre o Smart Working

Por Jesús García, Diretor Geral da Ricoh Mexicana

O crescimento de uma empresa seria relativamente mais difícil, frustrante e ocioso sem a tecnologia móvel da qual dependemos todos os dias para facilitar nosso trabalho. Entretanto, esses dispositivos são muito menos importantes se não tivermos a capacidade de gerenciar, mover e, é claro, acessar todas as informações que nos são úteis.

As empresas precisam garantir que as informações fluam usando a tecnologia certa e que as pessoas certas estejam trabalhando lado a lado com essa tecnologia, dando-lhes o poder de gerenciar as informações que vão do ponto A ao ponto B. Em breve, as empresas precisarão de tecnologia proprietária, pessoas e informações interconectadas e todas trabalhando simultaneamente. O objetivo final é ter as informações certas, para as pessoas certas, onde e quando elas precisarem.

O compartilhamento de informações pode ter um impacto dramático nos resultados comerciais tangíveis, incluindo aumento de produtividade, redução de custos e aumento de receita.

Se você se sente inseguro, sobrecarregado ou, talvez, desatualizado em relação à forma como sua empresa opera - especialmente quando comparada a outras -, provavelmente é hora de mudar as coisas. Mas antes de começar a transformar uma empresa por meio de mudanças tecnológicas substanciais, é fundamental remover primeiro quaisquer percepções falsas sobre o que significa operar uma empresa atualmente.

Neste contexto, a Ricoh Mexicana destaca 4 Mitos que podem estagnar uma empresa e 4 Verdades que podem fazer crescer as empresas:

Mito #1: O trabalho é feito no escritório

“Ir para o trabalho” sempre significou estar fisicamente em um escritório, tornando-se um entre muitos em um mar de mesas - das 9h às 17h, de segunda a sexta-feira. Graças à tecnologia, as informações são compartilhadas de um lado a outro do mundo instantaneamente, e as reuniões podem ser realizadas na palma da mão, seja em uma cafeteria, no sofá ou em um avião. Como os funcionários estão sempre “de plantão”, os prazos não são mais compatíveis com o dia de trabalho tradicional ou com o ambiente de escritório.

Os trabalhadores modernos esperam ter um nível maior de flexibilidade e liberdade para trabalhar remotamente. Isso pode ser mutuamente benéfico tanto para o empregador quanto para os funcionários em termos de aumento da satisfação do trabalhador, melhor retenção e produtividade, se os sistemas corretos estiverem implementados.

Verdade #1: O mundo agora é nosso local de trabalho

Não há necessidade de reinventar a roda ou de se estressar quando precisar tornar sua empresa mais ágil, flexível e colaborativa para seus funcionários. As ferramentas existem, assim como as informações para implementá-las.

A capacidade de imprimir a partir de um dispositivo móvel não é mais um luxo e agora é um requisito comercial. Com soluções de impressão fáceis de usar, os usuários agora poderão imprimir de seus dispositivos inteligentes em seus escritórios de forma rápida e eficiente. Equipar os funcionários com tecnologias que lhes permitam se conectar e fazer videoconferências remotamente facilitará a distribuição e a eficiência do trabalho diário.

Mito #2: Os trabalhadores devem usar qualquer ferramenta para o trabalho

Os gerentes de empresas estão cientes de que existem ferramentas de trabalho on-line que são frequentemente usadas por seus funcionários para enviar ou armazenar arquivos com urgência. De fato, provavelmente todos, sem exceção, nas empresas recorreram a essas ferramentas on-line.

Às vezes, os funcionários usam soluções não aprovadas pelos departamentos de TI quando estão em um ponto crítico do trabalho e precisam de uma solução rápida. No entanto, o uso de alguns aplicativos ad hoc para necessidades específicas pode parecer inofensivo, mas eles tendem a criar informações fragmentadas e isoladas que, combinadas ao longo do tempo, desorganizam os processos e, como resultado, a dinâmica do trabalho pode mudar. Isso dificulta que outras pessoas encontrem os arquivos de que precisam e representa um risco maior de acesso não autorizado a informações privadas.

Verdade #2: A consistência é fundamental

A multiplicação do consumo de tecnologia nos espaços de trabalho não é nova e não precisa ser inesperada, mas ainda é um grande problema para organizações de todos os tamanhos, mas há maneiras de controlá-la.

O gerenciamento de dispositivos é uma tarefa árdua que os departamentos de TI de todas as organizações devem enfrentar para evitar que informações confidenciais cheguem aos lugares errados.