4 desafios que devem ser enfrentados para otimizar seus processos de faturamento e pagamento
Aprimorar o fluxo de faturas e pagamentos, acompanhar as mudanças fiscais e regulatórias e gerenciar equipes remotas são alguns dos desafios atuais enfrentados pelos departamentos financeiro e contábil.
Desafios comuns que envolvem o processamento de faturas:
1. O registro manual de dados leva à perda de produtividade
Se um departamento utiliza processos baseados em papel, é possível que os colaboradores dediquem uma grande parte de seu tempo à entrada manual de dados. Isso reduz a eficiência e aumenta o potencial de erro humano. Mesmo se é utilizado um sistema para compartilhar arquivos como Google Drive ou SharePoint ou um módulo de ERP ou sistema de contabilidade, não se está aproveitando ao máximo os benefícios da digitalização.
A empresa está perdendo a captura de documentos automatizada, um repositório de documentos centralizado, capacidade de busca em todos os departamentos e a capacidade de ganhar escala na medida em que cresce o negócio. A integração do software de contabilidade ou ERP com um sistema de administração de documentos elimina a entrada manual de dados e a duplicação de esforços que se produz quando os dados devem ingressar em mais de um sistema. Por exemplo, se os dados de ordem de compra já estão imputados no software de contabilidade, não será necessário voltar a inseri-los. A informação é compartilhada automaticamente com o sistema de gestão de documentos.
2. Processos comerciais não documentados
Determinados processos existem apenas na cabeça de certos funcionários. Isso torna um departamento dependente do conhecimento institucional de pessoas específicas. Se uma delas deixar a empresa, isso será um problema. E é difícil garantir que os processos corretos sejam seguidos continuamente.
Quando os processos de fatura digital e os fluxos de trabalho são configurados em um sistema de gerenciamento de documentos, o processo oficial é seguido automaticamente. As etapas são definidas de acordo com as regras comerciais e integradas aos fluxos de trabalho. Além disso, as trilhas de auditoria rastreiam as atividades, como aprovações, para garantir que as faturas e outros documentos dependentes do processo estejam sujeitos às práticas recomendadas definidas pela gerência.
3. Não efetuar pagamentos no prazo
O processamento demorado de faturas pode resultar em taxas adicionais, retenção de crédito e suspensão de entregas. Por outro lado, os descontos por pagamento antecipado são perdidos. O processamento manual dificulta o controle dos prazos e a identificação de gargalos. Uma solução digital reduz significativamente o tempo entre o recebimento, a aprovação e o pagamento de uma fatura, ajudando a rastrear automaticamente as datas de vencimento do pagamento, enviar lembretes, encaminhar as faturas para o aprovador designado ou para uma pessoa de reserva se o aprovador estiver fora do escritório.
4. Falta de eficiência nas auditorias
Uma equipe não deve passar semanas ou meses compilando e organizando arquivos em preparação para uma auditoria. Em um sistema baseado em papel, a equipe retira arquivos e documentos individuais e faz fotocópias. Isso gera estresse e o tempo adicional gasto para responder às perguntas do auditor impede que eles façam seu trabalho diário.
Além disso, um sistema de faturamento eletrônico ajuda a economizar muito tempo e esforço. Os documentos são organizados em um sistema seguro que facilita o compartilhamento rápido dos arquivos necessários com os auditores e garante que as faturas ou os documentos de suporte nunca sejam perdidos ou arquivados incorretamente.
Concluindo, com uma solução acessível, escalonável e fácil de usar, você pode agilizar o processamento de faturas, cumprir as regulamentações e cumprir os prazos de pagamento.
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