Ricoh, a escolha certa para as PMEs mexicanas automatizarem processos

A Ricoh, uma empresa global de tecnologia especializada em equipamentos de impressão para escritório, soluções de impressão de produção, sistemas de gerenciamento de documentos e serviços de TI, afirma que, embora as grandes empresas estejam migrando rapidamente as funções e os processos de negócios para a nuvem, muitas pequenas e médias empresas continuam presas no constante vai e vem do papel. Nesse contexto, um estudo da AIIMM1 constatou que dois terços das empresas que adotam processos tecnológicos sem papel relatam um retorno sobre o investimento em 18 meses. No mesmo estudo, 70% das empresas indicaram que tiveram um excelente retorno sobre o investimento em software que elimina o papel de seus processos de contas a pagar e contas a receber. As empresas também citaram outros benefícios, como trilhas de auditoria aprimoradas, tempo de resposta mais rápido, maior produtividade e melhor acompanhamento do status do processo e do fluxo de trabalho.

Por que digitalizar se você é uma PME?

Em um escritório pequeno, é importante que todos sejam o mais eficientes possível, mesmo que um funcionário tenha que procurar em vários documentos, a produtividade é perdida. Uma pesquisa da Software Advice constatou que os funcionários em ambientes baseados em papel perdem pelo menos seis horas por semana procurando documentos.

O fato é que os processos manuais são, na verdade, uma barreira de crescimento para as PMEs, mesmo que você tenha um escritório organizado em que todos os documentos estejam devidamente arquivados e todos os funcionários saibam exatamente onde eles estão. A digitalização dos registros torna os funcionários mais eficientes, fornecendo-lhes o que precisam, quando precisam, e permite que eles trabalhem de forma mais flexível, por exemplo, com escritórios em casa.

Contas a pagar: a área de negócios ideal para entrar na era digital

Para começar, os fluxos de trabalho intensos baseados em documentos na área de Contas a Pagar fazem dela uma das divisões naturais de negócios a serem digitalizadas, e as PMEs não são exceções. Todos os dias, esses departamentos recebem faturas em formato PDF ou pelo correio, uma situação que torna a empresa ineficiente, a menos que haja uma solução de captura de dados para identificar, extrair e converter automaticamente os dados; caso contrário, as informações terão de ser integradas manualmente. A solução Pay Control da Ricoh Mexicana permite agilizar os processos ao associar todos os documentos inerentes a uma fatura. Ela também oferece visibilidade e disponibilidade instantâneas, e os usuários podem obter relatórios precisos. Ao implementar soluções como o Pay Control, você também pode reduzir o risco de erros que podem ocorrer se esses processos forem feitos manualmente.

1 http://www.aiim.org/pdfdocuments/IW-Paper-Wars-2013.pdf