Ricoh, le conviene a la PyMe Mexicana para automatizar processos

Ricoh, empresa tecnológica global especializada em equipamentos de impressão de escritório, soluções de impressão de produção, sistemas de gestão documental e serviços de TI, garante que enquanto as grandes empresas estão mudando rapidamente as funções e processos de negócios para o Nube, muito pequenas e Medianas Empresas continuam atrapadas na constante ida e volta do papel. Diante disso, um estúdio da AIIMM1 encontrou que dois terços das empresas que adotam processos tecnológicos “sem papel”, relatam uma recuperação da inversão em 18 meses. No mesmo estúdio, el 70% das empresas indicaram que obtiveram um excelente retorno da inversão em software que elimina o papel nos processos das áreas de contas a pagar e contas a cobrar. As empresas também citam outros benefícios como melhores registros de auditoria, um tempo de resposta mais rápido, uma maior produtividade e um melhor acompanhamento do estado dos processos e fluxo de trabalho.

Por que digitalizar você é um PYME?

Em uma oficina pequena, é importante que todo o mundo seja o mais eficiente possível, mesmo se um trabalhador tiver que buscar entre vários documentos, perderá produtividade. Uma consulta realizada pela Software Advice, sinalizou que os trabalhadores que trabalham em ambientes baseados em papel, passam pelo menos seis horas a semana buscando documentos.

Eis que os processos manuais são realmente um obstáculo de crescimento para os PYMES, mesmo se você tiver uma oficina organizada onde todos os documentos estejam devidamente arquivados e todo o pessoal saiba exatamente onde está. A digitalização dos registros faz com que os trabalhadores sejam mais eficientes, dando-lhes o que precisam quando precisam, e permite que trabalhem através de formas mais flexíveis, fazendo por exemplo home office.

Contas por pagar – a área de negócios natural para entrar na era digital

Por outro lado, os intensos fluxos de trabalho nas áreas Contas de pagamento baseadas em documentos provocam uma das divisões naturais de negócios para digitalizar em primeiro lugar e os PyMEs não são a exceção. Diariamente, estes departamentos recebem facturas em formatos em PDF ou por correio, situação que faz com que o negócio seja pouco eficiente, a menos que se encontre com uma solução de captura de dados para identificá-los, extraí-los e convertê-los automaticamente, de outra forma, a informação se tiene que se integram manualmente. A Ricoh Mexicana conta com a solução Pay Control, que permite a eficiência dos processos relacionando todos os documentos inerentes a uma fatura. Além disso, oferece visibilidade e disponibilidade instantânea e os usuários podem obter informações precisas. Ao implementar soluções como Controle de Pagamento, você também pode diminuir o risco de erros que podem ocorrer se esses processos forem feitos de forma manual.

1 http://www.aiim.org/pdfdocuments/IW-Paper-Wars-2013.pdf