La productividad es una de las características más valoradas hoy en día, ya que beneficia a todas las partes involucradas: la empresa, sus trabajadores y la satisfacción del cliente. Por ello, en este artículo te compartiremos algunas herramientas para mejorar la productividad laboral de tu negocio.
¿Por qué es importante la productividad?
La productividad nos permite conocer los productos y servicios que se desarrollan utilizando ciertos recursos en un periodo de tiempo. Sobre todo, permite detectar situaciones que afectan directamente la rentabilidad de una empresa:
- Equilibrio entre lo laboral y personal
Cuando los niveles de productividad son apropiados, tus colaboradores tienen más tiempo disponible para enriquecer su formación profesional, descansar o cualquier otra actividad que favorece su rendimiento, salud y su satisfacción personal.
En Ricoh somos conscientes de este importante valor, por eso centramos nuestras acciones para alcanzar una meta que nos hemos planteado lograr hacia el 2036: Fulfillment Through Work. El cual consiste en liberar a los colaboradores de tareas repetitivas con ayuda de la tecnología para que puedan centrarse en actividades más retadoras y aumentar su sentimiento de realización, satisfacción y conquista de logros.
- Satisfacción del cliente
Atender de forma productiva las necesidades y dudas de los clientes no solo debe limitarse a hacerlo en poco tiempo. Es necesario centrarse en generar mejores experiencias proponiendo nuevas soluciones; lo cual se logra con productividad.
- Eficiencia
Lograr un uso consciente de los recursos disponibles ya no solo responde a intereses comerciales: se trata de una responsabilidad social. La crisis climática actual involucra a todos los ciudadanos del mundo y con un mayor peso a las empresas.
Bajo este contexto, aumentar la productividad de una empresa facilita el camino hacia la eficiencia.
Herramientas para mejorar la productividad laboral
Para aumentar los niveles de productividad se debe desarrollar una estrategia integral que involucre a todos tus colaboradores y cuyo objetivo principal sea crear una cultura laboral que impulse este objetivo.
Es decir, se deben fomentar hábitos y nutrir acciones encaminadas a que todos los integrantes de la empresa brinden ideas para ser productivos. Por ejemplo, empezar a utilizar herramientas de asignación y control de tareas.
En este sentido, la innovación tecnológica facilita alcanzar las metas antes mencionadas. Para la creación de tu estrategia considera estas herramientas:
- Gestión de comunicación
Una comunicación interna clara y directa resuelve dudas y reduce errores. Para hacer más sencillo el intercambio de información entre tus equipos, sobre todo en un formato híbrido o remoto de trabajo, considera el uso de las siguientes plataformas.
Se trata de una herramienta de mensajería instantánea donde se pueden enviar archivos y enlaces útiles a través de canales específicos. Aquí puedes crear espacios por equipo además de un chat general y conversaciones directas (por escrito o en llamada) con un miembro en específico.
Sobre todo, Slack puede conectarse con otras plataformas como Google Drive para volver más sencillo el intercambio de información.
- Google Meet
Durante la pandemia las videoconferencias se volvieron altamente populares y algo que muchos experimentamos por primera vez. Ahora se han vuelto parte esencial para ahorrar tiempos de traslado en juntas presenciales.
Siguiendo la idea anterior, Google Meet permite tener reuniones con hasta 100 participantes por una hora con la posibilidad de extender a otros planes más robustos.
- Microsoft Teams
Además de programar videoconferencias e intercambiar mensajes instantáneos, Microsoft Teams te permite crear espacios de trabajo por equipo donde pueden reunirse compartir y editar documentos en tiempo real, gracias a su almacenamiento en la nube.
De igual forma, cuenta con integraciones a otras aplicaciones, como Office 360, Twitter o Google Analytics y acepta hasta un máximo de 1000 asistentes.
- Automatización de procesos
Las tareas repetitivas quitan tiempo y no permiten a los colaboradores aprovechar al máximo sus habilidades en actividades que las requieren. Ante esta situación la automatización soluciona estos inconvenientes:
Nuestro servicio de automatización de procesos funciona con la intervención de tecnologías como el machine learning y machine vision para ejecutar tus tareas 24/7, sin errores por medio de:
- Captura e interpretación de datos
- Generación de respuestas
- Comunicación con otros sistemas
Así, Ricoh Process Automation es una herramienta que te permite optimizar tareas como la generación de facturas en el sector financiero, el registro de alumnos de nuevo ingreso en el sector educativo o aspirantes en el área de recursos humanos.
