Actualmente las empresas deben tener y conservar un nivel de competitividad alto para ser la primera opción del público al que se dirigen. Al respecto, mantener un buen nivel de productividad es clave; por ello, en este artículo te hablaremos sobre la importancia de la productividad para tu empresa.
¿Cuál es el principal objetivo de la productividad?
El objetivo primordial de aumentar la productividad es lograr hacer la misma o mayor cantidad de productos o servicios en menos tiempo, optimizando el uso de los recursos sin sacrificar la calidad de los mismos.
¿Cuál es la importancia de la productividad?
La relevancia de querer aumentar la productividad radica en que trae consigo grandes beneficios para tus trabajadores, empresa, clientes y prospectos. A continuación te mencionamos algunos:
- Bienestar de los colaboradores
La vida laboral se vuelve estresante cuando hay demasiadas cosas por hacer en muy poco tiempo. Esto impide a tus colaboradores realizar otras actividades que pueden fortalecer su formación profesional o, aún más importante, tener momentos de descanso.
En este sentido, cuando se fomenta la productividad, los colaboradores tienen mayor tiempo libre para:
- Enriquecer sus conocimientos
- Ser proactivos
- Cuidar de su salud
- Lograr mejores resultados
Es importante remarcar que la productividad no radica en una mayor cantidad de horas trabajadas, sino en optimizar los procesos para hacer lo máximo durante las horas que ya se consideran.
- Es una de las acciones requeridas para mejorar la eficiencia
Hoy en día una de las metas principales de las empresas es ser más eficientes. Esto no solo debe responder a una reducción de costos, sino debe verse como una medida para frenar la crisis climática actual.
En este sentido, el aumento de la productividad significa utilizar los recursos de una manera más eficiente.
- Mayor rentabilidad para tu empresa
Otro factor que interviene en la importancia de la productividad para las empresas es que ayuda a aumentar su rentabilidad.
Con procesos productivos más eficientes y un personal calificado, tu empresa puede alcanzar nuevas metas y objetivos que aumenten su valor e, incluso, le ayuden a adaptarse fácilmente a las nuevas tendencias del mercado.
- Eleva la satisfacción del cliente
Atender inquietudes de forma oportuna y resolver inconvenientes en poco tiempo son aspectos altamente apreciados. No obstante, como se mencionó con anterioridad, la calidad no debe dejarse de lado.
De nada servirá resolver las exigencias de los clientes lo más rápido posible, si se hace de forma incorrecta. La clave será encontrar el balance entre la celeridad y la buena ejecución enfocada en un buen servicio al cliente o la resolución de sus problemas.
- Aumenta las ganancias
Si sumamos todos los aspectos antes mencionados (procesos de producción eficientes, personal calificado y con disposición, así como buenos niveles en la satisfacción de cliente) los productos y servicios que ofreces tendrán un mayor valor.
Lo anterior no sólo aplica al valor inherente al producto o servicio, sino aquél que se agrega cuando el cliente está satisfecho y considera, incluso, pagar más para mantener o mejorar la buena calidad que ya aprecia.
Sabemos la importancia de la productividad, pero ¿cómo aumentarla?
Para aumentar la productividad empresarial de tu negocio considera las siguientes recomendaciones:
- Establece objetivos de productividad
Antes de buscar soluciones concretas para elevar los niveles de productividad, es necesario conocer la situación actual de tus operaciones y, con base en ella, comentar a trazar el plan y objetivos que se buscan alcanzar.
Para conocer tu nivel productivo puedes recurrir a dos métodos:
- Fórmula para calcular la productividad
Divide la cantidad de servicios o productos desarrollados entre la cantidad de recursos utilizados en un tiempo determinado, como se muestra en esta fórmula:
De esta manera podrás saber, por ejemplo, dentro del sector de la educación, cuántas pruebas se califican en una hora.
- Indicadores de rendimiento
Si lo que buscas es conocer de forma precisa qué factores influyen en la productividad de tu empresa, es mejor que optes por KPI (Key Performance Indicators) los cuales te permitirán establecer objetivos, darles seguimiento y detectar áreas de oportunidad para obtener mejores resultados.
- Aprende a delegar tareas y responsabilidades
Si una persona realiza todas las tareas perjudica gravemente los objetivos de productividad establecidos: ya que no logrará tenerlas a tiempo, su calidad será baja y, más importante, su nivel de estrés será muy alto.
Por lo tanto, es necesario delegar tareas a las personas más adecuadas o, si son repetitivas, a herramientas de automatización que facilitarán tus procesos.
- Planificación diaria
La planificación del trabajo siempre será provechosa para la productividad, pues permite distribuir el tiempo disponible para llevar a cabo cierto número de actividades. Es importante que este hábito también sea fomentado en todos los equipos de trabajo para que mejoren en conjunto.
- Herramientas de organización, seguimiento y automatización
Una alternativa para aumentar la productividad y sus niveles dentro de tus equipos de trabajo es mejorarla con ayuda de la innovación tecnológica.
Introducir herramientas tecnológicas que se encarguen o faciliten la organización, seguimiento y automatización de tareas (RICOH Process Automation) brindan los siguientes beneficios que aumentan la productividad de tu negocio:
- Agilizan la comunicación e intercambio de información entre los trabajadores.
- Llevan a cabo las actividades repetitivas en un menor tiempo.
- Reducen los errores al mínimo.
- Mantienen la información centralizada y accesible para las personas indicadas.
- Aceleran los flujos de trabajo (Ricoh Smart Flow)
- Ahorran tiempo.
- Te permiten enfocarte en actividades que requieren que desarrolles toda tu creatividad en ellas.
Como puedes ver, la importancia de la productividad no solo deriva en que ayuda a obtener mejores resultados y ganancias; a su vez, optimiza el rendimiento de tus colaboradores y les permite crecer en lo laboral y personal.
En Ricoh hemos diseñado herramientas y soluciones tecnológicas que te ayudarán a potenciar el flujo de trabajo de tu organización y a trabajar de manera inteligente. ¡Te invitamos a conocerlas y a leer más sobre este y otros temas en nuestro blog.
