Calcular la productividad es un elemento clave para cualquier empresa, pues de esta manera se conocen las acciones que pueden mejorarse, las herramientas que no están funcionando y el personal que necesita nuevas capacitaciones para optimizar su rendimiento. Por ello, en este artículo te mostraremos cómo medir la productividad en tres pasos.
¿Por qué es importante saber cómo medir la productividad?
Conocer qué tan productivos somos brinda las siguientes ventajas:
- Determinar las situaciones que impiden o dificultan el crecimiento de tu negocio y tomar acciones inmediatas para solucionarlo, por ejemplo, la incorporación de herramientas tecnológicas.
- Conocer si los recursos utilizados son suficientes o es necesario buscar nuevas alternativas.
- Descubrir fortalezas y debilidades en tus equipos y trabajar en ellas.
- Realizar ajustes en aspectos como el número de tu personal, jornadas de trabajo, horas de trabajo, así como los pasos necesarios dentro de un proceso y ser más eficiente en la toma de decisiones.
¿Cómo medir la productividad laboral de tu empresa?
Existen diferentes formas en que se mide la productividad:
- Fórmula de productividad
Como lo mencionamos en párrafos atrás, la productividad es una relación entre lo que produces y los recursos que requieres para hacerlo en un tiempo determinado. Por lo tanto, puedes calcularla de la siguiente manera:
- Indicadores para medir la productividad
En este caso, se requiere un mayor número de pasos para conocer qué tan productivo eres, pero, te permitirá saber de forma más específica las actividades y recursos que sí están funcionando o lo que necesitan mejorarse:
1. Determina los indicadores que medirán el desempeño de tus equipos
Para saber cómo medir la productividad, los Key Performance Indicators (KPI) te servirán como un punto de partida para conocer la situación inicial de tu equipo y, partir de los primeros resultados obtenidos, emprender acciones para optimizarlos.
¿Cuáles son los indicadores más apropiados para elegir? Si bien esto depende del sector al que tu empresa pertenece, puedes tomar en cuenta los siguientes:
- Tasa de cancelación de clientes
Se trata del número de clientes que perdiste. Para saber este índice, divide la cantidad de clientes perdidos entre los que tenías con anterioridad en un periodo de tiempo establecido.
- Nivel tecnológico
Consiste en saber qué tan eficiente se trabaja con la ayuda de herramientas tecnológicas. Para obtener este resultado, primero calcula la productividad en tus tareas sin el apoyo de estas soluciones; después repite la operación, pero ahora considerando su intervención.
- Capacidad productiva
Es el límite de productividad que tiene tu empresa. Es de suma relevancia conocer hasta dónde llega nuestra eficiencia, de lo contrario, podríamos perder la satisfacción del cliente al no cumplir con acuerdos y fechas de entrega.
- Tasa de trabajo
Este indicador permite conocer el rendimiento de los trabajadores. Para obtenerlo, de forma individual, divide el total de las horas facturadas en el mes entre el total de horas registradas y luego multiplica por 100.
- Rotación
Con este indicador podrás detectar problemáticas de liderazgo, falta de incentivos o situaciones que complican el ambiente laboral que deriva en la fuga de talento. Para calcularlo, divide la cantidad de despidos entre el número total de tus trabajadores y multiplica por 100.
Si tu porcentaje es mayor o igual al 5%, necesitas analizar qué está sucediendo y buscar soluciones.
- Tasa de abastecimiento
Se refiere al cálculo de las horas no trabajadas. Con este indicador podrás conocer el porcentaje de las horas ausentes y, si es un número alto, tomar medidas para reducirlo.
La operación para obtener este índice es dividir las horas ausentes entre el total de horas y después multiplicarlo por 100.
2. Establece objetivos reales en un periodo de tiempo
Una vez que hayas establecido qué vas a medir, es momento de determinar durante cuánto tiempo lo harás y qué piensas lograr.
Para llevar a cabo lo anterior, piensa en objetivos que tus colaboradores realmente pueden llegar a alcanzar. Si no tienes una base con la cual partir para seleccionar las metas a alcanzar, busca índices de tu industria y úsalos de referencia.
En cuanto a la temporalidad de la medición puedes optar por semanas, meses o años.
3. Monitorea constantemente y realiza ajustes de ser necesario
Para llevar un control del tiempo, las acciones que realizan tus colaboradores y, posteriormente, el cálculo de su productividad, puedes apoyarte en herramientas de seguimiento, asignación de tareas y aceleración en flujos de trabajo.
De esta manera podrás detectar las dificultades que enfrentan tus equipos y encontrar soluciones para aumentar su productividad.
En Ricoh hemos diseñado herramientas y soluciones tecnológicas que te ayudarán a potenciar el flujo de trabajo de tu organización y a trabajar de manera inteligente. ¡Es momento de ser más eficientes con todo lo que las soluciones digitales pueden ofrecer!
Sé una organización más ágil y productiva con ayuda de RICOH. Te invitamos a descargar y leer nuestro ebook liberando tu potencial gracias a la innovación empresarial. Sólo da clic aquí.
