La transformación digital es algo que la mayoría de las empresas busca en la actualidad. Sin embargo, ésta será difícil de lograr si no se cuenta con un software de digitalización de documentos adecuado, pues la captura de datos de documentos en papel es uno de los pasos iniciales más importantes.
¿Qué es un software de digitalización de documentos?
En estricto sentido, un software de digitalización de documentos es un programa que permite a las personas transformar documentos físicos en información electrónica, almacenarla y ordenarla, para posteriormente ponerla a disposición de los usuarios. Es importante resaltar que la digitalización no es igual a escanear, pues mientras esto último supone simplemente transformar un documento físico a una imagen, el proceso de digitalización implica la conversión de archivos en información digital editable con la que se puede conformar una base de datos organizada.
Por otro lado, este tipo de softwares de digitalización son parte de entornos más complejos y son parte de dispositivos como multifuncionales y escáneres. Para que éstos funcionen de manera óptima es importante contar con la orientación de aliados expertos en la adopción digital.
Conoce el proceso de digitalización
Antes de hablar sobre cómo elegir un software que permita digitalizar documentos, es necesario conocer en qué consiste el proceso de digitalización, pues de esta manera podremos comenzar a pensar en cuáles son las necesidades, retos y oportunidades que nos podrá ayudar a solucionar un programa de esta naturaleza.
De forma general, la digitalización documental se divide en cuatro etapas que explicaremos a continuación:
Selección
Como primer paso, se tiene que realizar una selección minuciosa sobre cuáles son los documentos clave a digitalizar; es decir, se debe considerar qué tipo de documentos e información nos será útil en el futuro y con la que será indispensable contar de forma digital, ya sea para consulta o para optimizar flujos de trabajo e información.
Captura
Luego de que se eligieron y ordenaron todos aquellos documentos que serán digitalizados, es momento de pasarlos por un escáner o un dispositivo multifuncional. En este paso es fundamental seguir las instrucciones de uso de los equipos para obtener los mejores resultados.
Reconocimiento de la información
Durante la captura de la información, entra en juego el llamado reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Es importante que los software de digitalización de documentos cuenten con esta tecnología, pues de este modo se capturará de forma fiel la información y permitirá su modificación.
Almacenamiento y gestión de documentos
Como punto final en el proceso se encuentra el almacenamiento de los documentos. Esto significa aplicar los criterios de clasificación y resguardo de los archivos previamente estipulados, para crear carpetas o espacios específicos con base en ellos.
Por otro lado, se deberá considerar la creación normas de acceso para los usuarios según niveles de autorización, criterios de acceso según departamentos, etc.
Qué considerar al elegir un software de digitalización de documentos
Ahora que establecimos lo que sucede en el proceso, será más fácil identificar aquello que se debe considerar al momento de seleccionar un sistema de digitalización.
Esta elección es sumamente importante, por lo que a continuación enlistamos algunos aspectos de utilidad para considerar.
Necesidades de la empresa u organización
Al iniciar la búsqueda del software ideal para la digitalización de documentos, se deberán considerar elementos como:
- El tamaño de la empresa.
- Presupuesto.
- Forma de trabajo (remota, híbrida o presencial).
- Volumen de documentos a digitalizar.
- Madurez digital de la empresa.
Los puntos anteriores resultan de ayuda para trazar un plan de entrada a la digitalización y, sobre todo, a perfilar qué tipo de software se adecúa a lo que la empresa necesita.
OCR: Tecnología para mayor eficiencia
Como adelantamos, el OCR es una tecnología que permite una digitalización con mayor fidelidad y, por tanto, una captura de datos más simple y certera. No obstante, no todos los softwares dedicados a la digitalización cuentan con ella, por lo que resulta indispensable verificar que tengan esta característica.
Un OCR le permitirá al software editar y volver más accesibles a los documentos digitalizados. Esto brinda la posibilidad de ir más allá de lo que un software de escaneo puede ofrecer, volviendo el trabajo mucho más eficiente.
Considerar los flujos de trabajo
Los softwares de digitalización de documentos y de gestión de los mismos permiten a las empresas mejorar los flujos de trabajo. Debido a lo anterior, al momento de elegir estas plataformas, es una buena idea considerar características que promuevan el orden y la eficiencia.
Así, algunas de las tecnologías dedicadas a este propósito son:
- Inteligencia artificial.
- Automatización de procesos.
- Almacenamiento seguro.
- Integración con distintas plataformas, como CRM.
Asistencia y actualizaciones
Un software de digitalización de documentos es una herramienta muy poderosa que impulsará la eficiencia de una organización de muchas maneras; sin embargo, esto sólo será posible si se conoce a cabalidad cómo usarla.
Al momento de seleccionar el software más pertinente, se deberá verificar si el proveedor ofrece asistencia en el uso de su plataforma.
Adicionalmente, hay que comprobar que el programa sea actualizado de forma periódica para corregir fallos, aumentar seguridad u ofrecer más características.
Un proveedor de soluciones de digitalización y manejo de documentos será un aliado que ayudará a las empresas a mejorar sus operaciones y obtener mejores resultados.
Conoce las soluciones de Ricoh para digitalizar documentos y gestionarlos
En Ricoh nos preocupamos por acelerar la evolución digital de nuestros clientes y socios mediante servicios que liberan su potencial. Como parte de lo anterior, contamos con soluciones diseñadas para ayudar a las personas a trabajar de manera más inteligente. ¡Conoce algunas de ellas!
RICOH Streamline NX V3 Scan Capture Option
Agregar el módulo RICOH Streamline NX V3 Scan Capture Option brinda opciones avanzadas que van más allá de lo que los escáneres o impresoras multifuncionales pueden ofrecer.
Streamline NX puede detectar y extraer datos durante el proceso de captura, lo que le llevará a reconocer el tipo de documento y enviarlo a los sistemas o departamentos adecuados. Esto debido a que cuenta con un poderoso OCR con una precisión de 99.8% al transformar los documentos de papel a digital.
Por otro lado, Streamline NX es un software de digitalización de documentos que permite transformar a una variedad de formatos: desde imágenes TIFF, JPEG, PNG y PDF (con capacidad para buscar texto en el documento, protegido con contraseña y de alta compresión) hasta archivos editables, como PDF, RTF, XLS y más.
Además, cuenta con la opción que le permitirá capturar y dirigir el documento directamente a un email, un folder, fax o escritorio. ¡Se trata de un software altamente confiable, rápido y seguro para llevar a cabo la transformación digital!
DocuWare
DocuWare es el sistema que permite a las empresas contar con una gestión documental y flujos de trabajo automatizados.
Con Docuware, la captura de información y archivos se realiza de forma inteligente, pues hace uso de la IA para indexar los documentos para que su búsqueda sea mucho más rápida. De esta forma, se reducen las tareas manuales, por lo que las personas podrán utilizar su tiempo de forma óptima.
En relación con lo anterior, DocuWare puede integrarse con más de 500 ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) y distintas plataformas empresariales. Esto permite automatizar flujos de trabajo de manera sencilla.
¡Es momento de ser más eficientes con todo lo que las soluciones digitales pueden ofrecer! Sé una organización más ágil y productiva con ayuda de RICOH. Te invitamos a descargar y leer nuestro e-book liberando tu potencial gracias a la innovación empresarial. Sólo da clic aquí.
