En el día a día, los flujos operativos de las empresas requieren de muchos y muy variados datos para su correcto funcionamiento. Para que sean exitosas, un aspecto fundamental como el acceso a la información debe darse con la menor complicación posible y para ello ladigitalización de información es sumamente importante.
¿Qué es la digitalización de información?
Grosso modo, la digitalización de la información puede parecer sencilla, pues se trata de transformar información contenida en documentos físicos a un formato digital, con el propósito de que pueda ser organizada, consultada y editada por los miembros de la plantilla de una empresa u organización.
Así, las empresas, a través de un proceso de digitalización, podrán convertir prácticamente cualquier documento en papel u otro soporte físico en información digital que les beneficiará de distintas maneras.
Algunos de los archivos más comunes en digitalizarse son:
- Contratos.
- Facturas.
- Planos.
- Mapas.
- Libros.
- Hojas de vida.
- Fotografías.
- Documentos bancarios.
- Etc.
Beneficios de la digitalización de información para los flujos de trabajo
En el mundo de hoy las empresas tienen que ser más competitivas y encontrarse a la vanguardia tecnológica y operativa con el propósito de ser más eficientes. Debido a lo anterior, se han desarrollado distintas formas que les ayuden a impulsar sus flujos de trabajo.
Gracias a que nos encontramos en una época de gran avance en lo tecnológico y digital, sabemos que la información contenida en archivos digitales es la clave para liberar el potencial de las empresas gracias a los siguientes beneficios que les puede otorgar.
Disminución de costos operativos
Una de las ventajas aparentes de forma inmediata es el ahorro en ciertos gastos operativos. Gracias a la digitalización de la información y al uso de documentos electrónicos, la inversión realizada en aspectos como almacenamiento y resguardo de documentos, así como los costos de impresión –que pueden dispararse si una empresa tiene un flujo de información considerable y aún no se ha digitalizado–, podrán realizarse de forma más selectiva y distribuir ese presupuesto a otras áreas que lo requieran.
Mayor enfoque de los empleados
Consultar información en documentos impresos se convierte en una tarea que entorpece las actividades cotidianas y roba la atención de los integrantes de una empresa u organización de tiempo que podrían utilizar en otras labores.
Los días de buscar en grandes archiveros, resguardados en un cuarto separado de las oficinas y que pueden ser poco accesibles para todos los empleados, quedaron atrás.
Gracias a la digitalización de información, las personas tienen acceso a los datos esenciales para el desarrollo de sus actividades profesionales de forma casi instantánea. Esto permite que la atención se concentre en aspectos que necesitan de un mayor enfoque.
Automatización del trabajo
Quizá pueda sonar como un concepto futurista, pero la automatización del trabajo es algo muy actual y todos podemos beneficiarnos de ella.
Mediante un proceso de captura con reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés), la información contenida en archivos impresos podrá transportarse íntegramente a documentos digitales. Con ello, y gracias a la unión entre sistemas de gestión de documentos y otras plataformas empresariales, es posible automatizar ciertos procesos, como la gestión de cotizaciones y contratos, la realización de facturas y órdenes de trabajo, así como el registro de inventarios, entre muchos otros.
Mayor cooperación, mejores resultados
Integrar información digital y digitalizada a los flujos de trabajo permite una mayor cooperación entre las distintas áreas de una empresa.
No sólo tendrán un contacto más inmediato y una disponibilidad casi desde cualquier lugar, sino además los empleados podrán tener una mayor visibilidad sobre sus acciones y cómo estas afectan el desempeño de otros departamentos.
Por otro lado, popularmente se dice que “lo que no se mide, no se puede mejorar” y es muy cierto. Gracias a la digitalización, es posible medir los resultados de las áreas con mayor facilidad y difundirlas entre todos los equipos, para así identificar las formas en que pueden apoyar a otros departamentos.
Atención optimizada al cliente
La digitalización de la información no sólo enriquecerá los procesos internos de las empresas, sino que también es una forma de mejorar la atención que se le brinda a los clientes.
En la actualidad, las personas buscan la inmediatez en todo lo que realizan y no será posible darles la rápida atención que desean si la información que necesitan se encuentra aún sólo en soportes físicos.
Digitalizar información agilizará la atención de las necesidades de los clientes al proveerles de respuestas inmediatas e información puntual. Además, la digitalización considera la innovación en canales de venta y formas de pago, lo que abre las puertas a distintas oportunidades para expandir los negocios.
¿Cómo digitalizar flujos de trabajo?
Ya conocimos los beneficios que la digitalización de la información tiene para los flujos de trabajo, pero quizá surja la pregunta “¿cómo llevar esto a los flujos de trabajo?”. Por ello, a continuación, presentamos los pasos generales a considerar para transformar digitalmente las operaciones:
Análisis: Se debe estudiar con detenimiento las áreas, departamentos, equipos y procesos de una organización para identificar aquellos que podrían beneficiarse de la digitalización de su información y operaciones.
Planeación: Una vez identificado lo anterior, lo siguiente será realizar una planeación que considere objetivos generales, particulares y los métodos que se usarán para lograrlos. Asimismo, en esta etapa se puede considerar acudir con un tercero que brinde asesoría al respecto.
Elección y adquisición de herramientas digitales: Luego de la planeación, es momento de elegir aquellas plataformas digitales que te ayudarán a cumplir las metas. Aquí será indispensable reunir la mayor cantidad de información posible, recordando que las mejores soluciones son las que se adaptan a las necesidades de una empresa y no al revés.
Capacitación del personal: No todos los elementos del organigrama estarán familiarizados con las herramientas adquiridas, particularmente si los procesos de digitalización son nuevos dentro de una empresa. Debido a lo anterior, se le debe dar una capacitación puntual sobre el uso de las soluciones y cómo éstas se adaptan a solucionar y automatizar sus tareas cotidianas.
Retroalimentación: Resulta muy importante que, ante la implementación de cualquier innovación, se esté abierto a la retroalimentación por parte de los empleados, así como de los clientes –si éstas nuevas herramientas entran en contacto con ellos.
La digitalización de la información y su subsecuente aplicación para mejorar flujos de trabajo es un proceso cíclico; es decir, luego de la retroalimentación se debe realizar nuevamente un análisis para determinar si es posible solucionar áreas de oportunidad o reforzar aciertos.
Te invitamos a descargar y leer nuestro e-book liberando tu potencial gracias a la innovación empresarial. Sólo da clic aquí.
