Almacenar documentos en la nube es, en la actualidad, algo sumamente cotidiano y por ello difícilmente reparamos en todos los beneficios que nos puede proporcionar, particularmente para las empresas. ¡Es momento de saber cómo esta tecnología puede ayudarnos a liberar nuestro potencial! Conoce en este artículo los beneficios de almacenar archivos en la nube.
¿Qué es el almacenamiento de documentos en la nube?
Almacenar documentos en la nube es el método mediante el cual una persona o empresa traslada un documento digital a los servidores de un tercero especializado. Una vez allí, se puede acceder a ellos a través de una aplicación o pieza de software, conocida como “sistema de gestión documental en la nube”, desde cualquier dispositivo para el que esté diseñada.
Este sistema de gestión de documentos además de brindar almacenamiento en la nube, permitirá a los usuarios clasificar y jerarquizar archivos, con el fin de que los puedan rastrear con facilidad para consultarlos, modificarlos y eliminarlos de forma simple.
¿Cómo almacenar documentos en la nube?
Para las empresas que recién comienzan con su proceso de transformación digital, la implementación de herramientas y métodos en la nube puede resultar complejo. A continuación mostramos cuáles son los pasos que se deben seguir para comenzar a almacenar documentos en una plataforma cloud:
Elegir la plataforma adecuada
Existen distintos proveedores de servicios que ofrecen plataformas basadas en la nube para administrar documentos. Aunque existen opciones gratuitas (Google Drive, One Drive, Dropbox), éstas cuentan con características limitadas y podrían no ser convenientes para las organizaciones.
Debido a lo anterior, se deben evaluar las necesidades puntuales de una organización (como volúmen de documentos, tipos de archivos, automatizaciones de flujos operativos deseadas, etc.) para determinar si lo ideal es contar con un software gratuito u optar por una opción más robusta pensada en los retos de las empresas.
Configurar el sistema según necesidades
Una vez instalada la plataforma, es momento de configurarla. Para ello, hay que estar muy familiarizado con su operación o contar con la asistencia de un aliado experto que te brinde asesoría durante la configuración.
Es en esta etapa cuando se asignan permisos y niveles de autorización a los usuarios, a fin de tener un mayor control y seguridad respecto al acceso y uso de la información.
Comenzar a subir archivos
Finalmente, tras instalar y configurar la plataforma, los usuarios podrán comenzar a subir archivos al sistema. Es importante mencionar que para este punto se debe establecer una jerarquía y organización con las carpetas a las cuales se destinarán los documentos según su tipo.
De igual manera, existen plataformas basadas en la nube que ofrecen la posibilidad de direccionar un documento digitalizado directamente a un correo electrónico, una carpeta o el escritorio de una computadora de forma automática.
Conoce los beneficios para las empresas de almacenar documentos en la nube
Como es posible notar, una herramienta para guardar y gestionar documentos en la nube será de mucha utilidad para las empresas. En la siguiente infografía podrás conocer algunos de los ellos:
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